断る場合

● 申し訳ございませんが、(対応できなくなってしまいました)
● 大変残念ですが、(お伺いできません)
● あいにくですが、(その時間は不在にしております)
● せっかくではございますが、(今回は欠席させていただきます)

反論する場合

● お言葉を返すようですが、(貴社のご意見には賛同しかねます)
● おっしゃることは理解できますが、(プランBのほうが成立しやすいかと思います)
● その通りではございますが、(同意しかねます)

(ネガティブな事柄を)報告する場合

● 大変申し上げにくいのですが、(A社のコンペは敗北となりました)
● 誠に勝手ながら、(その日はお休みをいただいております)
● あいにくですが、(席を外しております)

 人は正面から反論されたり、攻撃されると身構えてしまうもの。メールという無機質な文字でのやりとりだからこそ、このクッション言葉を添えるだけで、相手を直接攻撃するようなきつさは弱まり、交渉がうまくいく可能性も高まります。