(2)4色に色分けして見極める

 タスクを出し切ったら、それぞれの優先順位を決める。4色ボールペンを使って色分けして、優先順位を「見える化」していく。

(1)緊急でない×重要:種まきの「赤」

 重要ではあるが着手できていない「種まき」は、「赤」だ。心身の健康を維持するための運動や、家族など、自分にとって大切なこと・人に関係することが該当する。一つのタスクを丁寧に分解して、すぐに取りかかれる状態にしておこう。

(2)緊急×重要:刈り取りの「緑」

「緑」は、目の前の生活や仕事に直結するタスクだ。日時が決まっているプレゼン準備や、重要な会議のための資料作成などが挙げられる。

(3)緊急×重要でない:間引きの「青」

 空いた時間で一気にこなせるが、すぐに取りかからなければいけないと思わせるタスクは「青」だ。たとえば、急がない電話やメールがこれにあたる。

(4)緊急でない×重要でない:塩漬けの「黒」

 そもそもやっても意味がない雑用や暇つぶしは、「黒」とする。

 タスクの優先順位をつけておくことで、納得してタスクに取り組める。コツは、どの色にするか迷っても、「えい!」と仕分けてしまうことだ。

(3)取りかかれる状態にする

 タスクの色分けが完了したら、「種まき(赤)」のタスクを、すぐ着手できる状態にする。具体的には、一つひとつの「粒」を細かくし、実行可能な状態にする作業だ。もし、その日のタスクに「種まき」が見当たらない場合は、1週間の予定を確認して「種まき」をピックアップすればいい。