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改正電子帳簿保存法が2022年1月から施行されています。電子取引の取引情報の保存の義務化と、その猶予の話ばかりが取り上げられているようですが、改正内容はそれだけではありません。特に重要なポイントを解説します。（公認会計士・税理士 佐久間裕幸）
電子帳簿保存法の全てを利用しよう
改正電子帳簿保存法が2022年1月から施行されています。電子取引の取引情報の保存の義務化と、その猶予の話ばかりが先行していますが、この法律は、帳簿と証憑書類全般に関わる電子保存を定めています。これをフル活用すれば、業務の効率がアップし、テレワークも容易になります。逆に活用できなければ、電子化で効率アップした他社に、経費率や従業員のワーク・ライフ・バランスなどの点で競り負ける可能性もあります。
電子帳簿保存法を前提に業務の電子化をすると、例えば、次のような業務が効率化されます。
（1） 仕訳帳や総勘定元帳のように、決算終了後はほとんど見ることがない帳簿を出力しないで済む
（2） 得意先元帳、仕入先元帳、固定資産管理台帳など、通常は、画面照会での利用がほとんどで帳簿としての出力をしてこなかった（本来は違反）補助簿を合法的に出力しないで済むようにできる
（3） 納品書、請求明細書など大量の書類を発行して、社内で回付したり、送付したりする手数を省くことができる
（4） 納品書、請求明細書など大量の書類が郵送されてきて、開封、社内回付、保存する手数を省くことができる
（5） 旅費精算書、経費精算書のように、従業員が作成し、上司が承認し、経理へ回付されて精算されるといった捺印や回付の手間がかかる書類を電子化することができる
このうち、（1）と（2）が帳簿の電子保存であり、（3）が書類の電子保存あるいは電子取引であり、（4）がスキャナ保存あるいは電子取引、（5）がスキャナ保存ということになります。電子帳簿保存法は、ここで登場する、帳簿の電子保存、書類の電子保存、スキャナ保存、電子取引の4つを取り扱う法律です。これらをフルに活用することで、会社内の紙の書類をなくし、テレワークもできる会社になれます。電子化によるスピードアップや効率化だけでなく、「大量の書類を郵送するための封入作業」や「送られてきた郵送物を開封して、回付先の部署ごとに仕分けする作業」あるいは「ファイリングするために取引先のコード順に書類を並べ直す」といった単純作業から従業員を解放してくれることにもなります。
中には、「いや、そういう仕事は、派遣社員やアルバイトにやらせるだけなので、問題ない」という経営者もいらっしゃるかもしれませんが、少子高齢化の中、数少ない労働者をそんな業務に回す余裕はないという時代がすぐそこまで迫っているのではないでしょうか。
