読み手が考え込む長い一文を書くと
「仕事ができない」の烙印が…
仕事上のコミュニケーションでは、読み手を考え込ませるような文章は嫌われる（写真はイメージです） Photo:PIXTA
仕事で企画書が通らない。日報や報告書にダメ出しを食らう。メールやチャットでメッセージの意味を聞き返される。プレゼンテーションがうまくいかない――。なぜなのか…。
そんな文章絡みの仕事の悩みを抱えている人は多いはず。特に最近は、リモートワークの浸透によってテキストコミュニケーションの重要性が急拡大しています。
そこで今回は、達人たちから伝授してもらった数々の文章術の中から、二つの極意を紹介します。
「一文は短くシンプルに」。それが一つ目の極意です。論より証拠。次の文を読んでみてください。
…この「一文」は句読点や記号を含めて200字強もあります。極端に長い文章にしましたが、やっぱり読みにくいですよね。
そこで田口氏の「一文60字以内・1メッセージ」のアドバイスに従って書き直してみましょう。こんな感じでしょうか。
先ほどの極端な長文と比べると、かなり読みやすくなったのではないかと思います。
仕事上のコミュニケーションでは、読み手を考え込ませるような文章は嫌われます。1日に何十通もメッセージをやりとりするメールやチャットで先ほどのような「超長文の一文」を送ってしまったら…。「何を言っているかよく分からない人＝仕事ができない人」という烙印を押されてしまうでしょう。
企画書や報告書では、メールやチャットよりもまとまった文章を書く必要があります。ただ、その場合もやることは同じです。長い文章だとしても、分解していけば一文一文の集まり。その一文が長くて複雑だと、文章全体を読み切るのはもはや苦行でしょう。しかし、一文を短くシンプルにできれば、劇的に読みやすく理解しやすい文章になります。
「一文を短くシンプルに」は、誰でも今すぐ「書く力」をアップできる文章術です。意識したことがない人は、ぜひ今日から実践してみてください。
自分が伝えたいことだけではなく
「相手が知りたいこと」を書く
達人たちが伝授してくれた中で今回お伝えするもう一つの文章術が「読み手を思う」です。
例えば他部署や他社の人に、自分の部署や社内でしか通用しない用語・略語を使った文章を書いていないでしょうか？「これくらいのことは知っていて当然だろう」という前提で、言葉足らずなメールやチャットを打っていないでしょうか？
読み手が何をどこまで理解しているのか、どういう言葉遣いでどんな情報を書けば適切か――。このような「読み手を思う」プロセスが欠けると、「伝わらない文章を書く、仕事ができない人」と相手に思われてしまいます。
これはプレゼンテーションや商談の提案書、社内の報告書でも同じことがいえます。そこで参考になるのがコンサルタントの文章術です。
アクセンチュアでマネジング・ディレクターを務めた後、経営コンサルとして独立した中野豊明氏の教えをご紹介します。
「ビジネスパーソンが書く文章は、自分が伝えたいことだけではなく、『相手が知りたいこと』が書かれている必要がある」。中野氏はそう説きます。そして、そのための手法として、マーケティングで行われる「ペルソナ」の設定を勧めています。
ペルソナとは、商品・サービスの典型的なユーザーである架空の人物像のことです。ユーザーの性別や年齢、家族構成、年収、趣味、職務上の立場などさまざまな属性を設定。そのペルソナに向けてマーケティングを行います。プレゼンの資料や商談の提案書を書く前に、これと同じことをして「相手が知りたいこと」に想像を巡らせるわけです。
相手がどんな課題を持っていて、自分は何を望まれているのか――。他人の頭の中をのぞくことはできませんが、「相手を思う」ことでその答えに近づくことができます。そして、その思考を経て書かれたものは「伝わる文章」になるのです。
メールやチャットであれば、メッセージを打つたびにペルソナの設定までしなくていいでしょう。ただ、相手の頭の中がどうなっているのかに少しでも思いを巡らせるだけで、一気に伝わる文章が書けるようになるはずです。
意識するだけで今すぐ使える！
「伝わる文章術」で仕事が変わる
『週刊ダイヤモンド』2月19日号の第1特集「伝わる文章術 仕事で成功！『書く力』講座」には、仕事に使える文章術が盛りだくさん。メール、プレゼン、英文、チャットと、さまざまなビジネスシーンに合った文章術を伝授します。
それを教える講師陣は超豪華。編著累計1300万部を誇る、ベストセラー『嫌われる勇気』の共著者、古賀史健氏をはじめとしてそうそうたるメンバーです。コピーライター、コンサル、校閲記者といった言葉のプロたちが、ビジネスパーソンに役立つ文章術を惜しみなく披露してくれています。
ほぼ全てのビジネスパーソンが、文章を書かない日はないでしょう。文章術を身に付ければ、その文章が劇的に改善します。
しかも、文章術が教えているのは難しいことではありません。あなたが意識して実践さえすれば、今すぐ役立つものばかりです。
簡単に実践できて効果は抜群！文章術を知っているのと知らないのでは仕事で大きな差がつきます。ぜひ特集をご一読ください。
