【絶対NG】領収書や請求書をデータ保存するときの注意点とは？

【絶対NG】領収書や請求書をデータ保存するときの注意点とは？
2023年10月からインボイス制度が始まりました。「増税ではないか？」「経理の手間が増え、負担が増大する」など、さまざまな意見が出ています。そのインボイス制度の影響を強く受けるのが「ひとり社長」です。しかし、業種・業態・売上規模によっては、「インボイスに登録しないほうがいい」と提案できるケースもあり、戦略的な選択が求められる制度ともいえるのです。
本連載は、経費精算から決算・申告まで、ひとり社長の経理の基本を学ぶものです。著者は、税理士の井ノ上陽一氏。インボイス制度、電子帳簿保存法に完全対応の『【インボイス対応版】ひとり社長の経理の基本』の著者でもあります。「ひとり社長なら、経理はこれだけでいい！」とポイントをおさえた1冊になっています。

知らないと絶対損する！ 請求書や領収書の保存方法

　電子帳簿保存法が改正され、2024年1月1日からスタートしました。証拠を「集める」際のポイントは次の2点です。

・ こちらから出した請求書の控などをデータでとっておける
・ 受け取った請求書、レシートなどをデータでとっておける

　以前は、データ（請求書、領収書等）はプリントアウトして紙でとっておく必要がありました。それがデータでもよくなったのです。「データでもいい」なので、任意であり、義務ではありません。ただし、電子帳簿保存法は原則として、データを検索できるようにしておく必要があります。その要件は、次の3つです。

①取引日・取引先・金額で検索できる
②範囲指定（日付or金額）で検索できる
③2つ以上の項目で検索できる

　この要件は意外と厳しく、原則として、Excelで別途検索できるようなリストをつくる必要があるのですが、2024年1月1日から緩和されて再スタートします。また、次の2要件を満たすなら、検索できなくてもいいこととなりました。

・ 2期前の売上高（消費税は関係なくすべての売上高）が5000万円以下
・ 税務調査のときに、そのデータを速やかに渡すことができる

　なお2期前の売上高が5000万円超であっても相当の理由があり、データを速やかに渡すことでき、プリントアウトしていれば、それでいいということになっています。

データ保存の要件

① パソコン、ディスプレイ、プリンターを少なくとも税務調査のときまでに準備する（プリンターはネットプリントでも可）

②規程（ルール）をつくり、準備しておく

　こうした要件もあります。②の規程は、国税庁のサイトにサンプルがあります。「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人の例）」を見てください。

絶対やってはいけないこと

　なお、集めた経理データを改ざんした場合は、通常の罰金に10％が上乗せされるという法律もできました。

（本原稿は『【インボイス対応版】ひとり社長の経理の基本』を一部抜粋・加筆したものです）