「今日も仕事が、終わらなかった…!!」
毎日「また終わらなかった…」を繰り返して、うんざりしたり、落ち込んだりしていないだろうか。「量が多すぎて残業ばかり」「要領が悪い」「やりたいことができない」など、悩みは根深いのではないだろうか。
「その原因は3つの“隠れたムダ”です」ータスク管理オタクで、ダンドリ磨いて30年超のエキスパート・萩原雅裕さんはこう語る。今回は書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』の中から、「仕事を終わらせる人のコツ」を紹介する。
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「計画がうまくいかない人」の特徴
「あんなに準備したのに……」
一生懸命時間を確保したのに、終わらなかった。資料が間に合わなかった。そんな、「せっかく時間をかけたのに、失敗に終わってしまった経験」はないでしょうか。
もしかするとその原因は、仕事の“隠れたムダ”にあるかもしれません。仕事の計画がうまくいかない人は、たいてい、仕事に“隠れたムダ”があります。能力がないから、スキルがないからではなく、ただ“隠れたムダ”が多いだけなのです。
今回は、「仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術」の中から、「計画の技術」＝終わる計画を作る技術、について紹介しましょう。
「終わらない計画」だと、仕事は終わらない
みなさんは仕事の計画をどのように立てていますか？
よくある悪いケースが、こちらです。
・A社への提案書を作る
これはいわゆるTodoリストですが、これは残念ながら「終わる計画」ではありません。なぜなら、具体的な作業がなんなのか、まったく明らかになっていないからです。誰が何をしていればゴールなのか、もう少し考えてみましょう。
・「A社への提案書を作る」
↓
・「私がパワーポイントで提案内容をスライド10枚で作る」
ここまで作業を分解すると、より「計画」に近づきました。具体的にどれくらいの時間がかかるのかの見積もりもつきやすくなったのではないでしょうか。
今、何が変わったのか。それは「終わる計画」を立てるために、2つのことを確認したのです。
「計画」で確認すべき2つのこと
本来、終わる計画を立てるためには、次の2つを確認するだけでよいのです。
①ゴールの場所
②ゴールまでの道筋
書籍の中でも詳しく解説していますが、この2つを考えるために必要な問いは、「誰が何をしていればいいのか考える」ことです。「具体的にどう手を動かすのか？＝アクション動詞」の観点から、作業を想像して、分解していきます。
これだけで、仕事は思い通りに終わるようになります。仕事が終わらないのは、作業が遅いからではありません。作業の量を見積もれていないために、能力を発揮しきれていないからなのです。
（本記事は『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』に編集・調整し、一部特別に書き下ろした原稿です）
＼計画・実行・中断の技術で／
毎日思い通りに仕事が終わる！
本書の内容
☆★仕事が3倍速くなる【計画・実行・中断】の技術★☆
◎隠れたムダ① 手戻りをなくす
→「計画モード」で終わる計画を作る
（脳内リハーサルで「あとはやるだけ状態」に）
◎隠れたムダ② 切り替えをなくす
→「実行モード」で迷わず手を動かす
（超集中で「頭のいい自分」を引き出す）
◎隠れたムダ③ 一度やったことを忘れる
→「中断モード」で思い出す時間をゼロにする
（引き継ぎで「頭のいい自分」をリロードする）
＋
究極の進化系「●●モード」で
仕事が10倍速くなる。
ー
『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』萩原雅裕・著（ダイヤモンド社）
