「今日も仕事が、終わらなかった…!!」
毎日「また終わらなかった…」を繰り返して、うんざりしたり、落ち込んだりしていないだろうか。「量が多すぎて残業ばかり」「要領が悪い」「やりたいことができない」など、悩みは根深いのではないだろうか。
「その原因は3つの“隠れたムダ”です」ータスク管理オタクで、ダンドリ磨いて30年超のエキスパート・萩原雅裕さんはこう語る。今回は書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』の中から、「仕事を終わらせる人のコツ」を紹介する。
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「仕事のミスが多い人」の共通点
「またミスしてしまった…」
仕事上でのミスはつきものですが、とはいえ、「人より多い」となると何か問題があるかもしれません。
実は、仕事上のミスは仕組みを作れば一定防ぐことができます。
特に私は本書で「計画・実行・中断」の3つの技術を紹介しているのですが、中でも「中断」の技術は、仕事上のあるあるミスをふせぐためにはもってこいです。仕事のミスが多い人は、この「中断」の技術を覚えることでミスが劇的に減るはずです。
今回はそんな「中断」の技術について、紹介していきましょう。
「前やったことを忘れた」は致命的
仕事が思い通りに終わらない原因は私は「隠れたムダ」だと考えています。
特に「忘れてしまった」というミスに関連しているのが「一度考えたことを忘れている」です。
たとえば、次のような経験はないでしょうか。
・「3か月前の案件なんだけど、あの時、自分はどう対応したっけ……」
これはいずれもあるあるですね。
「未来の自分は他人」
ここで大切な言葉をお伝えします。
・「未来の自分は他人」
です。
人の記憶力は本当にあてになりません。自分が考えたアイデアや鋭い視点であっても、時間が経つと消えてしまいます。
ましてや仕事の内容となれば、なおさらです。その間に別の仕事をしたり、新しい情報を得たり、他の人と話をしたり……脳は次々と新しい記憶を取り込み、古い記憶を整理してしまうのです。
プライベートなら笑い話ですみますが、仕事においては、これは大きなムダです。まずは「その賢かった時の自分を取り戻す」のに、労力を使わないといけないのですから。
「未来の自分」に仕事を引き継ぐ
仕事のミスが多い人は、この”隠れたムダ”を軽視しています。「前に何をやったか忘れた」は、軽そうに見えて非常に大きなロスです。なぜなら、一度した作業をもう一度しないといけないわけですから、三歩進んでも、二歩下がってから仕事をしているようなものだからです。
では、そのためにどうするのか。ここで使うのが「中断」の技術です。過去の自分が考えていたことを、確実に未来の自分＝他人に引き継ぐことで、「また忘れてしまった」を防ぐのです。これだけで、ウソみたいに仕事が速くなります。
（本記事は『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』に編集・調整し、一部特別に書き下ろした原稿です）
＼計画・実行・中断の技術で／
毎日思い通りに仕事が終わる！
本書の内容
☆★仕事が3倍速くなる【計画・実行・中断】の技術★☆
◎隠れたムダ① 手戻りをなくす
→「計画モード」で終わる計画を作る
（脳内リハーサルで「あとはやるだけ状態」に）
◎隠れたムダ② 切り替えをなくす
→「実行モード」で迷わず手を動かす
（超集中で「頭のいい自分」を引き出す）
◎隠れたムダ③ 一度やったことを忘れる
→「中断モード」で思い出す時間をゼロにする
（引き継ぎで「頭のいい自分」をリロードする）
＋
究極の進化系「●●モード」で
仕事が10倍速くなる。
ー
『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』萩原雅裕・著（ダイヤモンド社）
