仕事ができない人は「調整します」と言う。仕事がデキる人は、代わりになんと言う？

「今日も仕事が、終わらなかった…!!」
毎日「また終わらなかった…」を繰り返して、うんざりしたり、落ち込んだりしていないだろうか。「量が多すぎて残業ばかり」「要領が悪い」「やりたいことができない」など、悩みは根深いのではないだろうか。
「その原因は3つの“隠れたムダ”です」ータスク管理オタクで、ダンドリ磨いて30年超のエキスパート・萩原雅裕さんはこう語る。今回は書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』の中から、「仕事が終わらせる人のコツ」を紹介する。

Photo: Adobe Stock

「アクション動詞」で書き換える

・「調整」

という言葉があります。スケジュール調整、関係者の意見調整…など、様々な使い道のある便利な言葉です。しかし仕事がデキる人は、この言葉を使いません。代わりに「アクション動詞」という仕事を終わらせるコツを使います。

たとえば次のようなTodoリストが手元にあるとしましょう。

・A社とスケジュール調整

これではすぐに手が動き出すイメージが持てません。次のように書き換えてみましょう。

・A社とスケジュール調整
↓
・A社とスケジュールを調整する

言葉としてはわずかな違いですが、実は大きな違いがあります。動詞で書くことで、「どう手を動かすか？」という行動に意識が向くのです。これだけで、実際のアクションにつながりやすくなります。

しかし、まだ不十分です。誰に何をすればいいのかがまったくわかりませんよね。

・A社とスケジュールを調整する
↓
・Bさんにメールを送る

ここまで行くと、何をするのかがはっきりします。パソコンの前に座ってキーボードを打っている姿が想像できますね。

これが「アクション動詞」でタスクを書くということです。

些細（ささい）な違いに思えるかもしれませんが、実はこれだけで取り組むハードルがグッと下がります。「連絡、ええと、何するんだっけ？」という時間がなくなり、「メールね、メール！」と、すぐにキーボードに手が向くようになります。

「調整する」は何をするのかあいまい

「調整」はよく使われる言葉ですが、もちろんNGです。再び『新明解国語辞典』で確認してみると「〔ぐあいの悪い所を直したり過不足をならしたりなどして〕不都合のない状態へ持っていくこと」だそうです。「調整しておいて」と言われたら、不都合のない状態にしておいてという意味になりますね。では、不都合のない状態とはどういう状態でしょうか？

何らかの検討事項（これも曖昧な言葉ですが）を関係者に知らせればいいのか、それとも合意している必要があるのか。全員の合意が必要なのか、それとも一部が反対でもいいのか。合意を得るために当初からの変更や交渉の余地があるのか、ないのか。例えば「次回までに調整する」とは、どの段階まで進めておくことが期待されているのか。

具体的なアクションとして「調整」ができるように、いつまでに何をする必要があるのか明確にしましょう。それだけで、仕事は何倍にも速くなっていきます。

（本記事は『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』の一部を編集・調整・加筆した原稿です）

「アクション動詞」で書き換える

「調整する」は何をするのかあいまい

本書の内容