職場にいる「期日を守らない人」の共通点

期日を守らない人は「なんとなく」で見積もる

「このくらいなら、3日あれば終わるだろう」「一日空いているから、今日中にはできそう」。期日を守らない人は、このような感覚で仕事の見積もりを出しがちです。

問題は、その「3日」「一日」という数字に、具体的な根拠がないことです。「資料を作る」という仕事なら、本来は「必要なデータを集める→構成を考える→本文を書く→グラフを作る→上司に確認してもらう→修正する」といった作業があります。それぞれに何時間かかるのかを考えて初めて、本当に3日で終わるかがわかります。

しかし、そこまで考えず、「前もこのくらいだったから」「なんとなくいけそうだから」と期日を決めてしまう。つまり、期日を守れない人は、約束を破ろうとしているのではありません。約束をする前の見積もりが適当なのです。

適当な見積もりでも、人に伝えれば「期日」になる

書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？』には、こんな言葉があります。

ここが重要です。自分の頭の中で「金曜日くらいかな」と考えているだけなら、まだ単なる予想です。しかし、上司や取引先に「金曜日までに出します」と伝えた瞬間、それは相手にとっての「期日」になります。

たとえ、その金曜日という日付が「なんとなく」で決められたものでも関係ありません。相手は金曜日に仕事が終わる前提で、その後の予定を組み始めます。そして金曜日になって「思ったより時間がかかりまして……」と言っても、相手からすれば「約束した期日を守らなかった」という事実だけが残ります。適当な見積もりを口にすることは、適当な約束をしているのと同じなのです。

仕事ができる人は「期日を伝える前」に脳内リハーサルする

では、仕事ができる人はどうしているのでしょうか。期日を聞かれて、その場の感覚ですぐに「金曜日です」と答えるのではありません。

まず頭の中で実際に仕事をする順番で一度最後まで進めてみる。これが「脳内リハーサル」です。すると、「データ集めに半日かかる」「上司の確認時間も必要だ」「この作業は別部署から資料をもらわないと始められない」といったことが見えてきます。

頭の中で一度仕事を最後まで進めるからこそ、「いや、金曜日では厳しい。月曜日まで必要だ」と、根拠のある見積もりを出せるのです。

「期日を守る」は、仕事を始める前に決まっている

期日を守るために必要なのは、締切直前に猛烈な勢いで働くことではありません。そもそも守れる期日を約束することです。

そのためには、仕事を頼まれた瞬間に「たぶん3日」と答えるのではなく、何をすれば終わるのかを一度頭の中で最後まで通してみる必要があります。

どんなに適当な見積もりでも、人に伝えれば期日になります。だからこそ、仕事ができる人は、約束する前にまず頭の中で仕事を終わらせているのです。