「仕事ができない人」は、仕事の基本中の基本ができていないことがあります。今回は書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』から、仕事がうまく回らない人が陥りやすい問題について紹介します。
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「期日を守らない」「言ったことを忘れる」
「金曜日までにお願いします」と頼んだ仕事が終わっていない。「あとで確認します」と言っていたことを、次に会ったときには忘れている。
これが何度も続けば、「この人に頼んでも大丈夫だろうか」と思われるのは当然でしょう。本人もサボっているつもりはなく、「今度こそちゃんとやろう」と思っている。それなのに、また同じことを繰り返してしまいます。実は、この2つにはそれぞれ原因があります。
期日を守れないのは「見積もり」が曖昧だから
期日を守れない人は、そもそも仕事にかかる時間をきちんと見積もれていないことがあります。「この仕事なら、たぶん3日くらいで終わるだろう」と考えて、「金曜日までにやります」と答える。
しかし、実際に期日を守るには、「仕事を分解して、具体的に見積もる」ことが必要です。
たとえば、社内資料を作るにしても、「資料を集める→内容を確認する→上司に確認する→修正する→提出する」という複数の工程があります。各社によって、もっと細かい事情があるでしょう。
ここでの問題点は、「3日くらい」という曖昧な見積もりを、あたかも計画であるかのように扱っていることです。タスクを細かく分解して、それぞれに何日かかるのかを考えれば、「どんなに頑張っても4日はかかるな」といったことまで見えてきます。
「言ったことを忘れる」のは切り替えが多すぎるから
一方、「言ったことを忘れる」人には、仕事の切り替えが多すぎるという問題があります。
資料を作っている途中にメールが来て返信し、Slackを確認して、同僚から話しかけられ、そのまま別の仕事を始める。
こうして作業が次々と切り替わると、頭の中に「さっきまで何をしていたのか」「次に何をするつもりだったのか」を保持し続けなければなりません。ところが、切り替えが起きるたびにその情報は抜け落ちやすくなります。こういった情報の抜け落ちが、「忘れる」「雑になる」といった「仕事ができない」につながっていきます。
「ちゃんとする」では、いつまでも直らない
期日を破ったら「次はもっと早くやろう」、約束を忘れたら「次はちゃんと覚えておこう」。これでは、同じ失敗を繰り返します。
期日を守れないなら、タスクを分解して見積もる。言ったことを忘れるなら、切り替えを減らし、中断が入るときにメモを残す。
こうした「計画」の技術と、「中断」の技術が重要になってくるのです。
