「仕事ができない人」は、仕事の基本中の基本ができていないことがあります。今回は書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』から、仕事がうまく回らない人が陥りやすい問題について紹介します。
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「仕事量が多い」は、本当に原因なのか？
たしかに、仕事量が多ければ終わらないことはあります。
しかし、問題は「量が多いこと」そのものではありません。本当に問題なのは、自分が抱えている仕事の量を正しく把握できていないことです。もし月曜日の時点で「今週は自分一人では絶対に終わらない」とわかっていたら、どうするでしょうか。上司に相談して仕事を減らしてもらう、同僚に一部をお願いする、締め切りを調整するなど、事前に手を打てます。つまり、「量が多いから終わらなかった」というのは、多くの場合、「終わらないほどの量だと事前に気づけなかった」ということでもあるのです。
「とりあえず手を動かす」が仕事を終わらなくする
仕事量が多いときに、やってしまいがちなのが「考えている暇があったら、とりあえず手を動かそう」です。
目の前の仕事から順番に片づけていくやり方ですが、これは落とし穴があります。それは、その時点で「全部は終わらないかもしれない」という状態を受け入れてしまっていることです。夕方になって「やはりこの仕事は残った」という状態になるのです。
仕事量が多いときこそ、いきなり作業を始めてはいけません。まず「何を、どこまで、どんな順番でやるのか」を把握する必要があります。
仕事を始める前に「脳内リハーサル」をする
そこで有効なのが「脳内リハーサル」です。実際に手を動かす前に、仕事が終わるまでの流れを頭の中で一度やってみます。
仕事を最初から最後まで頭の中で進めてみるのです。すると、「アンケートを取るからどう考えても1週間はかかる」「この部分は同僚からのアドバイスがほしい」と、手を動かす前に必要なことが見えてきます。
仕事の全体量も、ここで初めて具体的に把握できるようになります。
「量が多い」と気づくのは、仕事を始める前
仕事量が本当に多いなら、減らす、頼む、ずらすといった対策を取ることもできます。
しかし、仕事が終わらなかった後に「量が多かった」とを振り返ることではなく、「仕事を始める前」に量の多さを把握することです。「量が多いから終わらない」と言っている時点で、すでに手を打つタイミングを逃している可能性があります。
仕事は、まず手を動かし始める前に頭の中で一度「終わらせておく」ことが大切なのです。
