経営 × ビジネスSNS

コミュニケーション・ツールの活用は
働き方改革とセットで考えるべき

河合起季
【第28回】 2016年11月28日
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無駄をなくし、効率化するための
ルールづくりを

 「仕事の進め方」については、もう少し具体的に、よくありがちな課題とその対策について見ていこう。

 1つめの課題は「決裁等に手間をかけすぎる」ことだ。付加価値を生む業務と生まない業務に分け、後者については権限委譲を含めて効率化する対策が求められる。

 2つめは「育児休暇取得時など、業務の引き継ぎに時間をとられ、残業増加の要因になっている」こと。対策としては、引継書の改正や定期的な更新によって業務引き継ぎの効率化を図る。「子育てや介護などを抱え、働く場所や時間など何らかの制約をもつ社員は7割に上る」との推定もあり、今後、育児・介護休暇を取得する人の増加が予想されるため、業務の引き継ぎの効率化は喫緊の課題だ。

 3つめは「必要でないメール、会議が行なわれている」こと。こうした無駄が生産性を下げる要因になっていることを実感しているビジネスパーソンも少なくないだろう。メールの使い方、会議のやり方については効率化を図るためのルールづくりが必須だ。

 例えば、ユニリーバ・ジャパンでは、顧客との打ち合わせにも利用する会議スペースに「会議のルール」を掲示している。その一部を抜粋すると、「会議をする際は、出席している会議に完全に集中します(メールや電話は禁止、時間通りに開始・終了するなど)」「皆さんの貴重な時間を最大限有効に活用するように会議を進めます(簡潔な事前資料、とても短く明確なプレゼンテーションなど)」といった内容だ。顧客にも効率的な会議への協力を促す一方、働き方変革に前向きな企業という姿勢を対外的にアピールする効果も狙っているらしい。

 4つめは「特定の部署・社員に仕事が集中している」こと。仕事の棚卸によって各人の業務負荷を見える化し、長時間労働につながるような重負荷業務については業務分担の調整を行ない、業務を標準化する対策が必要だ。仕事が棚卸できれば、職務価値の分析、職務評価にも利用できる。

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理論から実践まで「働き方改革」への挑戦

業務効率化、子育て・介護の支援、チームワーク、コスト削減、災害対策など、多岐にわたる働き方の課題を、専門家へのインタビューや企業の現場取材で明らかにする。

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