特集本編では、そんな「自己流」から脱してメールの処理時間を減らすためのスキルをまとめた。相手に伝わるメールの7つの要素、シーン別書き分け方など、これまで誰も教えてくれなかった驚きのメール術を身に付けよう。

エクセルのスキルアップで
月間7時間の効率化を達成

 1日当たり平均21分──。サントリーホールディングスの飲料・食品事業子会社、サントリー食品インターナショナルでは、2年前からエクセルを中心としたパソコンのスキルアップ研修に力を入れている。

 冒頭の数字は、社員が実感している、研修によって効率化できた時間の平均値だ。月間にすると約7時間、およそ1日分の業務時間が効率化で浮いたことになる。

 同社が目指しているのは、「より短い時間で質の高いアウトプットを出すこと」(牛山頼基人事部課長)。効率化で浮いた時間は、自己啓発や個人の生活の充実など、新しいチャレンジに使ってもらおうと考えている。

 研修は、「知らないと損するエクセルの基本」「誰も教えてくれなかったエクセル関数の組み合わせ講座」「実践で学ぶ厳選ショートカット」というようにテーマが細分化されており、自分のレベルに合わせて選べるようになっている。また、1コマの時間を3時間から50分に短縮して、忙しい人でも参加しやすくした。

 そのかいあって受講した社員からは、「業務のスピードが上がりそう」「1時間単位だと気軽に参加できる」「現在の仕事に生かせそう」といったポジティブな声が上がっており、業務の効率化に役立っているようだ。

 同社では、全国の販売POSデータや店舗別の出荷データから、社員が店舗別・商品別のデータ件数・個数を抜き出してまとめ、販売動向の分析などに活用することが多い。その際、大いに役立っているのがエクセルの関数だ。

 例えば、POSデータから商品別にデータを抜き出したい場合、関数を知らないとデータを見ながらいちいち数えて手入力しなければならない。だが、データを数えるCOUNTIF関数、データを集計するSUMIF関数を使えば、一瞬で作業が完了する。