「一日中働いていたのに、今日も仕事が終わらなかった」「忙しかったはずなのに、振り返ると大して進んでいない」。そんな経験はないでしょうか。職場にいれば仕事に集中できそうなものですが、実はそこに落とし穴があります。仕事が遅い人ほど、本人も気づかないうちに集中を何度も途切れさせています。書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』から、仕事を遅くする「隠れたムダ」を紹介します。
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「忙しいのに進まない人」は、切り替えが多い
職場では、資料を作っている途中にメールが届き、メールを書いている途中にチャットが来て、返信したところで同僚から声をかけられる。ようやく資料に戻ったと思ったら、今度は別の仕事が気になって調べ物を始める。
こうして一日中動き回っていると、「今日はものすごく働いた」という感覚になります。しかし、仕事が遅い人が職場でやっていること・ワースト1は、まさにこの「切り替えが多い」ことです。切り替えるたびに集中は途切れ、頭のスイッチを入れ直す必要があるため、本人が気づかないところで「隠れたムダ」が積み上がっていきます。
マルチタスクは「仕事ができる人」の証拠ではない
「でも、仕事ができる人ほどマルチタスクが得意なのでは？」と思う人もいるでしょう。書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？』には、こんな説明があります。
「実際はただの『シングルタスクの高速切り替え』状態なのです。」
例えば、メールと資料作成とチャットを同時に進めているように見えても、本当に同時処理しているわけではありません。「資料作成→メール→資料作成→チャット→資料作成」と、一つずつ高速で切り替えているだけです。
当然ですが、メールを処理している間は資料作成が止まり、資料を作っている間はメールが止まっていますよね。仕事の数が多いほど忙しく感じますが、仕事がそのぶん速く進んでいるわけではありません。
しかもそれ以上に重大なの“隠れたムダ”が1つあるのです。
「考える」と「手を動かす」を行き来すると遅くなる
書籍にはこんな一文があります。
切り替えが多いと、無意識のうちに集中力が下がります。
集中しているつもりでも、“隠れたムダ”が生じているのです。
さらに厄介なのは、「そのたびに頭のスイッチを切り替えること」。切り替えに脳のキャパシティを使うと、「なんだか忙しいのに、仕事は大して進んでいない」という状態に陥ってしまうのです。単なる作業の切り替えよりも、「頭の切り替え」のほうが厄介なのです。
「集中力がない」と悩む前に、切り替えを減らそう
人間は「考える」と「手を動かす」を同時にはできません。
仕事が遅いと、「もっと集中しなければ」「自分は集中力がない」と考えがちです。しかし、10分ごとにメールやチャット、別の資料へ切り替えていたら、そもそも集中が長続きするはずがありません。まず見直すべきなのは集中力ではなく、切り替えの回数です。
だから仕事が速い人は、できるだけ先に考えることを終わらせ、その後に「手を動かすだけ」の時間をまとめて作ります。重要なのは、猛烈なスピードで作業することではありません。切り替えを減らし、手を動かす時間を長く連続させることなのです。
