■気遣いをこめた不採用通知メール

○○ 様
先般は弊社の面接にお越しいただき、ありがとうございました。
慎重に選考を進めた結果、貴意に添いかねる結果となりました。
何卒ご了承いただければ幸いです。

お知らせもお待たせしてしまい、申し訳ございませんでした。
採用担当としてもさまざまに考慮しましたが、力が及びませんでした。
貴殿の今後益々のご活躍をお祈り申し上げます。
株式会社 ×× 採用担当

たった2行加わるだけで、受け取る側の印象も大きく変わりますね。さらに、社会人の先輩として、応援の気持ちを添えるとしたら、次のようになります。

■さらに好感度の高まる不採用通知メール

○○ 様
先般は弊社の面接にお越しいただき、ありがとうございました。
慎重に選考を進めた結果、貴意に添いかねる結果となりました。
何卒ご了承いただければ幸いです。

あなたにとっては残念な結果となりましたが、日々の努力には敬意を表します。
再度奮起され、次こそは内定通知を受け取られるよう心から願っております。
貴殿の今後益々のご活躍をお祈り申し上げます。
株式会社 ×× 採用担当

 こんな文面だったら、たとえ不採用だったとしても、よい印象を与えるのではないでしょうか。

 就職活動や転職活動はつらいもの。ひと言添えるだけで相手を応援できるなら、こんなひと工夫があってもいいと思います。

 不採用通知は会社を代表して送るメール。たとえ不採用にしたとしても、会社によいイメージを持ってもらったままのほうが、この先どんなご縁があるかわからないものです。

 現代は大クレーム時代。冷たい断りのメールが原因で、SNS上で悪い評判が拡散されることもあります。また、不快なメールがもとで、その会社の商品を購入しなくなったというケースも珍しくありません。

 どんなときも、会社の顔としてメールを送っているということを忘れないようにしましょう。