いまは一つのミスが許されない時代です。ちょっとした誤字・脱字なんてその場で修正すればいいなどと考えていると、痛い目を見ます。基本はダブルチェック。誰も頼めるような人がいない状況では「データ」と「紙」という複数の媒体で確認するようにしましょう。

上から入力したら
下からチェックする

 チェックはミスがないかどうかを確認するために行なうものですが、チェック自体にもミスが起こる可能性があります。入力したデータに間違いがあるのに、それをうっかり見落としてしまうのです。

 作成者以外の人にダブルチェックしてもらうのがいちばんですが、頼める人がいない場合もあります。そんなときは、せめて視点を変えてチェックするようにしましょう。

 具体的には、「下から順にチェックしていく」のです。データはふつう上から順に入力していきますが、チェックするときも同じ方向から見ていくと、入力したときの記憶や印象に引っ張られて間違いを見つけにくくなります。

「『○○商事』の次は『△△組合』だったな」というように思い出しながら確認してしまい、ミスを見落とします。そうならないためにも、下から順にチェックしていき、違った見方で確認できるようにするのです。

 このミスよけは検算するときにも有効です。上から順に足していって合計金額を出したならば、検算のときは、下から順に足していき、正しいかどうかを確認します。

 作業のときと逆の方向から確認を行なうことで、ダブルチェックに近い状況にもっていくことができるのです。