ビジネスパーソンが最も時間を割いていると言っても過言ではないアウトルックの作業。しかし、その実践的なスキルをまとめた書籍はこれまでなかった。本連載では、大手企業も続々取り入れている「たった90分で年間100時間の時短ができる」と話題沸騰のセミナーのノウハウをまとめた『アウトルック最速仕事術』(ダイヤモンド社)の内容から、ビジネスパーソンの時短に大きく貢献するアウトルックの使いこなし方をどんどんお伝えしていく。

画面の切り替えで生じるロスは減らせる

 アウトルックを使いながら画面を何度も切り替えていることに、あなたは気づいているでしょうか。画面の切り替えとは次の2つです。

 1. 別の画面への切り替え(アウトルックとエクスプローラーの切り替え)
 2. 画面の上下の切り替え(スクロール)

 たとえば、メールにファイルを添付する動作を思い出してみてください。メールの作成画面からエクスプローラーに切り替えて、添付したいファイルをコピー、メール画面に戻って貼り付ける。こんな操作をしているでしょう。

 しかも、仕事中にこれを何度も繰り返しているはずです。何気ない動きかもしれませんが、このように分解してみると、画面を行ったり来たりするのに時間を取られていることがわかります。

 また、メールを読むために画面をスクロールすることも多いものです。スクロールの時間なんてわずかなものだ、と思うかもしれませんが、「塵も積もれば山となる」。ちょっとした時間の積み重ねが大きな時間を霧散させる原因となります。

 このように、画面の切り替えには2つの種類があり、両方とも時間のムダ遣いにつながることを心に留めてください。この5つを軽減すれば、同じ時間内にもっとたくさんのことができるようになります。

 ここでは、具体的に5つのケースをあげて、画面切り替えを減らす操作や設定について解説します。

『アウトルック最速仕事術』巻頭付録「ショートカットキー」キーボード早見表『アウトルック最速仕事術』巻頭付録「ショートカットキー」キーボード早見表  拡大画像表示