Case1  予定表は固定する

 アウトルックには予定表の機能がありますが、予定表を使う際にも頻繁に画面の切り替えが起こっています。たとえばこんな具合です。

 出社してアウトルックを起動し、「さて、午後のミーティングはどの会議室だったかな」と予定表に移動。会議室を確認したらメール画面に戻ったものの、数分後にお客様からのスケジュール調整依頼のメールが来て「明日は何時が空いていたっけ?」とまた予定表に移動する。

 これこそ、ムダな画面切り替えの典型だと言えます。このムダは、予定表をメール画面にも表示するという設定に変えるだけで減らせます。こうすればメールと予定表の画面の行き来がなくなり、視線を動かすだけ、あるいは日付をクリックするだけで予定表を確認できるようになります。

 予定表をメールの画面に表示する設定方法は次のとおりです。

予定表は固定する

 [表示]タブを開き、[レイアウト]グループの[To Do バー]をクリックして[予定表]を選びます。バージョンによっては、[カレンダーナビゲーター][予定]を選ぶこともあります。

画面の切り替えがなくなる!

 メール画面の右側(To Do バー)に、その日を軸とした予定表が表示されます。向こう数日の予定ならその場で見られます。離れた日ならカレンダーの日付をクリックして確認できます。