いつものワード・エクセルの作業を時短するには?(写真はイメージです) Photo:PIXTA

「働き方改革」で就労時間の短縮化が進む昨今。現在のビジネスパーソンは、限られた時間の中でいかに効率的に、スピーディーに仕事を終わらせられるかが求められています。そんな仕事の効率化を実現できるのが、エクセルやワードなどであらかじめ入力を少なくするようにセットしておいたり定型文をつくっておく、テンプレートの“つくりおき”術。一度設定すれば、その後もずっと時短で作業できる点もポイントです。そこで今回は、『テンプレートのつくりおき!超時短のパソコン仕事術』(青春出版社)から、日頃のパソコン業務をより早く片付けられる、“つくりおき”術を紹介します。

「郵便番号」だけで「住所」を自動表示できる!

 まずは、これからの年賀状シーズンに便利なエクセルの裏ワザをご紹介。数ある入力の中でも、住所の入力はもっとも面倒な作業の1つです。特に、馴染みのない地域の住所は漢字が読めないことも多く、1文字ずつ別の読みで変換していくことになりかねません。

 しかし、郵便番号がわかるなら話は別です。日本語入力をオンにして、例えば「162-0056」と入力し、「スペース」キーを押して変換すれば、郵便番号の「162-0056」に対応する住所「東京都新宿区若松町」に変換できるワザがあるのです。

 住所録などの表では、「住所」欄のほかに「郵便番号」欄があるのが一般的です。住所を郵便番号から変換する場合、「住所」欄と「郵便番号」欄の2カ所に同じ郵便番号を打ち込むことになり、二度手間となります。