素早く処理する仕事と時間をかける仕事
判断を誤らないで

 これからは1分でやる瞬発力が必要になってくる。同じ仕事だったら短い時間で処理した方がいいものだ。ただし注意点もある。すべての仕事において最短でやった方がいいというわけではない。

・人の話を聞く
・新しいアイデアを出す
・他部署の方とコミュニケーションをとる

 などは必要以上に効率を考えるのではなく、じっくりと時間をかけた方がいい。ここを端折ると、いい結果にはつながらない。

 一方、事務処理やメールの返信(重要な案件のメールは除く)などはすぐやってしまった方がいい。こういった種類の仕事は、「いかに簡略化して時間を短縮するか」を考える。そしてもっと生産性の高いことに時間を投資した方がいい。

単純作業は
テンプレート化しよう

 そこで、効果的でおすすめしたいのが、テンプレート化。テンプレートを作るときは多少時間がかかるが、その後膨大な時間を生み出してくれる。

 私が営業マンだったとき、週に1回、直属の上司に対して“行動計画書”という報告書を提出するように義務付けられていた。行動計画といっても毎回同じような文章を書いて送る退屈な作業だったので、私は、月初用、月中用×2、月末用の4パターンのテンプレートを作成した。他の営業マンが30分ほど時間をかけて作成している中、私は一部だけ修正し1分間で済ませていた。これだけでおよそ30分×4、つまり2時間の時間を生み出したことになる。

 また報告書だけでなく、あらゆる文書をテンプレート化しておいた。