仕事力に差がつく「超・整理術」
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PCでファイルを作成する際にルールを設けると、デスクトップが散乱せず、探しているデータをすぐに見つけることができます。外資系コンサルティングファームでITを専門とする吉澤準特氏が、新著『仕事力に差がつく「超・整理術」』の中から、PCの効率的なファイル管理の仕方をお教えします。

PC内の煩雑なファイル管理が
あなたの時間を奪う

 あなたのPCはきれいに整理されていますか?

 これはPCの外見のことではありません。PC内にある、電子データの管理状況のことです。

 たとえば、最近、メールに添付されて届いたファイルを思い浮かべてみてください。そのファイルがPC内のどこに保存されているのか、すぐに答えられるでしょうか。

 最近のことであれば、記憶を頼りに回答できる人も多いでしょう。では、1年前の仕事の最終成果物がどこにあるか、わかりますか。さらに3年前、5年前ならどうでしょう。

 私はすべて回答できます。それどころか、過去に携わった仕事で作ったすべての資料について答えることができます。

 しかし、そうではない人も多いのではないでしょうか。そうすると、上司や同僚から「あのときに作った資料を送ってほしい」と頼まれた際、PC上のさまざまなフォルダを開き、「どこにいった? ここではなかったか?」と探すことに時間を浪費してしまうことになります。

 その原因は「煩雑なファイル管理」にあります。