累計27万部を突破! 『社内プレゼンの資料作成術』『プレゼン資料のデザイン図鑑』などプレゼンの定番シリーズ最新刊『パワーポイント最速仕事術』から、効果的なスライドを最速でつくる「パワポ操作法」を紹介します。著者は、ソフトバンク在籍時に、孫正義氏から何度も「一発OK」を勝ち取ったほか、孫氏のプレゼン資料作成も担当しましたが、超多忙だったため、そのような優れたプレゼン資料を「最速」でつくる必要性に迫られていました。その結果生み出された、超実践的な「パワポ仕事術」は、きっと多くのビジネスパーソンの参考になるに違いありません。

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テキストボックスはできるだけ「コピペ」する

 プレゼン資料でよく使われるのが、下図のような「箇条書きスライド」です。

 これは、ある商品の「3つの特徴」を箇条書きで列挙しているものですが、「3」という数字と、「簡単」「軽さ」「安全」という3つのキーワードが青で強調されているので、非常に理解しやすいスライドになっています。

 では、このスライドを効率的に作成する手順を説明します。

「箇条書きスライド」を効率的につくるポイントは、テキストボックスをコピペして使い回すことです。3つの箇条書きをつくる場合に、3つのテキストボックスを一からつくるのではなく、次の手順のように、1つのテキストボックスをコピペしたほうが効率的です。

【手順1】

 まず、テキストボックスに「操作が簡単」というテキストを入力して、フォントを「HGP創英角ゴシックUB」に変更します。

1 文字を入力したテキストボックスを選択。[2 ホーム>3 フォント] で「HGP創英角ゴシックUB」に変更

 

【手順2】

 テキストボックスを選択したうえで、[Ctrl+C]でコピー。[Ctrl+V]で2つのテキストボックスを複製します。

作成したテキストボックスを選択したうえで、[Ctrl+C]でコピー。[Ctrl+V]で2つのボックスを複製する([Ctrl]を押しながら、[V]を2回押す)

 

【手順3】

 適当でOKですので、3つのテキストボックスを並べます。

3つのテキストボックスを適当に並べる

 

【手順4】

 テキストボックスを書き換えるとともに、フォントカラーを変更。さらに、ドラッグして、3つのテキストボックスを選択します。

修正した3つのテキストボックスをドラッグで選択する。[Ctrl+左クリック]で1つずつ選択してもOK

 

【手順5】

[ホーム>フォントサイズの拡大]で、すべてのテキストボックスのフォントを拡大します。

3つのテキストボックスを選択した状態で、[ 1 ホーム>2 フォントサイズの拡大]でフォントサイズを調整する

 

【手順6】

 スマートガイドを参照しながら、テキストボックスを綺麗に並べます。「配置」を使ってもOKです。

スマートガイドを参照しながら、テキストボックスを綺麗に並べる。「配置」を使ってもOKです

 このように、スライドを最速でつくるためには、とにかく、できるだけ「コピペ」を多用することです。これは、あらゆるスライドに共通するポイントなので、ぜひ念頭においてパワーポイントに向き合ってください。