『仕事力に差がつく「超・整理術」』吉澤準特
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日々の仕事の中で、際限なく増えていくメールや電子ファイルをどう整理すれば、仕事がもっと効率化できるのか。このたび新著『仕事力に差がつく「超・整理術」』を上梓した外資系コンサルティングファームでITを専門とする吉澤準特氏が、自ら実践している仕事力に差がつく整理のテクニックを伝授する。今回のテーマは、メールを効率よくやり取りし、見落としなく蓄積するためのテクニックについて。

大量のメールを振り分ける
手間をはぶくには?

 皆さんの中には、現在はほぼ在宅でのテレワーク勤務という方も非常に多いのではないでしょうか。このような状況では、出勤して職場で働いているとき以上に、電子メール(以下、メール)でのコミュニケーションの頻度が増えているのではないかと思います。

 ビジネスシーンでは、通常時でさえ担当者レベルでも日に数十通、役職者レベルは数百通にも及ぶメールを受信するはずです。ましてや、社内でのちょっとした相談・声かけにも不自由なテレワーク環境では、メールでのやり取りの頻度はこれまで以上であろうとお察しします。

 膨大なメールをその都度開封し、内容に応じて別フォルダに移動させるのは大変な手間がかかります。

 この手間を減らす方法は、2通りあります。

 1.メールの件名に特定の文字を入れて、件名を見ただけで目的を想像することができるようにする

 2.メールの振り分け(仕分け)ルールを設定し、メール受信時に目的別のメールフォルダへ振り分ける

 これらを組み合わせて、メールを振り分ける手間を減らすのがデジタルコミュニケーションの整理術です。振り分けルールの数を減らすため、まず1つ目から決めていきます。