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パワーポイントでプレゼン資料をつくるのに時間がとられる……。
そんな悩みを抱えているビジネスパーソンが増えています。そこで、ソフトバンク在籍時に、最速で「一発OK」を勝ち取るプレゼン資料をつくるノウハウを磨き上げた前田鎌利さんにまとめていただいたのが、『パワーポイント最速仕事術』(ダイヤモンド社)です。
「パワーポイント最速仕事術」のポイントは2つ。
まず、「優れたスライドの型」を把握することです。見た瞬間に内容が理解できるスライドには、「テキスト」「図形」「グラフ」「画像」「アニメーション」などの「型」があります。その「スライドの型」をゴールにすれば、いちいち「どのようなスライドにしようか?」と悩む必要がありません。次に、その「スライドの型」を最速でつくるパワーポイントの操作法をマスターすることです。パワポには多くの機能がありますが、「スライドの型」をつくるために必要な機能はごくごく限られています。その限られた機能をマスターするだけで、「一発OK」がとれる優れたプレゼン資料があっという間に出来上がるのです。
そして、『パワーポイント最速仕事術』では、「スライドの型」と「その型をつくるためのパワーポイントの操作法」を、ビジュアル満載で紹介しています。本連載では、その一部を抜粋しながら、優れたプレゼン資料を「最速」でつくるノウハウを解説してまいります。

【ステップ(1)】ブレストシートで素材を整理する

 プレゼン資料を最速でつくるためには、いきなりパワーポイントを立ち上げて、スライド作成に取りかかってはいけません。

 闇雲につくり始めると、資料づくりが迷走したり、上司からの指摘でつくり直しになったり、ロジックの組み立てが甘いプレゼンになってしまいがちです。それでは、どんなにパワポを最速で操作できたとしても、意味がありません。それこそ、非効率と言うべきでしょう。

 そうしたことを防ぐためには、まずは、紙とペンを用意して、下図のような「ブレストシート」を作成し、プレゼンの内容を整理することが重要です。プレゼン全体の構成をイメージしながら、“設計図”をつくるのです。

 このフォーマットは、連載第2回でご紹介した、ビジネス・プレゼンでよく使われる「1課題→2原因→3解決策→4効果」のロジック展開(下図参照)に沿ったもので、それぞれに必要な素材を書き出していきます。

 1人でブレストシートに書き込みながら整理したうえで、できれば関係者で集まってブレストしながらブラッシュアップすると“抜け漏れ”が生じにくくなります。

 社内プレゼンであれば、この段階で上司の意見を聞いておけば、あとでつくり直しになる可能性が低くなるでしょう。あるいは、関係部署のスタッフに加わってもらえれば、社内決裁を得る段階で“横槍”が入ることも防げますし、何よりも、プロジェクトの実行段階で協力を得やすくなるでしょう。その意味でも、このプロセスは、きわめて重要なものなのです。