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とある企業が神速情報共有実現のために考え出したたった1つの解決策とは？

西日本食品工業株式会社の事例（代表取締役社長 長田 和也 様のお話）

　食品に限らず製造業というのは効率よく良いものをつくる、つまり生産管理が肝心です。ですが、我が社では必要な時に、必要なデータが手に入らないことが課題でした。製造の日報は手書き、正確な在庫は工場で現物を見ないと分からない。無駄な仕入れをしてしまったり、必要な時に原料がなかったりといった初歩的なミスもありました。

　現場で記入した紙ベースの数字は事務所でしか参照できない、工場の現場ではその日の朝にタスクが分かるという状況でした。

　その状況を変えたのは、スプレッドシートの活用です。

　在庫をリアルタイムで確認できるよう、紙で管理していたものをスプレッドシートに変えました。工場で紙に記入した数字を本社事務所のPCに入力するという一連の作業がなくなり、1日で1時間、1ヵ月にすると21時間分の作業が減り、その分より生産性の高い業務に集中でき、残業減にもつながっています。

日報をスプレッドシートに変え、課題だったコミュニケーションが劇的改善！

　本社と営業所間の情報共有、コミュニケーションもまた課題でした。これも日報をスプレッドシートに変え、大きく改善しました。離れていてもオンラインでリアルタイムに確認できるだけでなく、コメント機能でフィードバックができます。コメントであれば、「お疲れ様」、「良かったね」といった電話やメールではわざわざ伝えていなかったことも気軽に返せます。コミュニケーションのスピードが上がり、意図や気持ちが伝わっているという実感も増しました。

　西日本食品工業株式会社様の事例詳細はこちらからご覧になれます。
　＞＞https://www.smart-work.biz/case11

コメントでコミュニケーションのスピードアップ！

　確認のやり取りなどで、「このセルを見て！」と指定したいとき、みなさんはどうしていますか？

　メールだと、「J列の3行目の…」というようにその箇所が分かるように伝え、受け取った側も、メールとシートを見比べる必要がありますが、スプレッドシートのコメントは、つけたい箇所に直接つけることができるので、やりとりもシンプルです。

　コメントのつけ方はとてもカンタン。つけたい箇所を指定して、コメントアイコンをクリックするだけ、です。以前ご紹介した「成果を10倍にするコメントの上級テクニック」を使えば、さらに効果的です。

「コメントが簡単につけられるとしても、そもそも、ベースとなるシートを作るのが大変！」と思っている方。そんな苦労はダイヤモンド・オンラインの読者には不要です。

　今回、カスタマイズして使用できるテンプレートをご用意しました。ぜひご活用ください！