【コンサルが解説】生産性改善ツールを入れるだけではダメ！「ムダなタスク」を排除する方法

変化が激しく先行き不透明の時代には、私たち一人ひとりの働き方にもバージョンアップが求められる。必要なのは、答えのない時代に素早く成果を出す仕事のやり方。それがアジャイル仕事術である。『超速で成果を出す　アジャイル仕事術』（ダイヤモンド社、6月29日発売）は、経営共創基盤グループ会長 冨山和彦氏、『地頭力を鍛える』著者 細谷 功氏の2人がW推薦する注目の書。著者は、経営共創基盤（IGPI）共同経営者（パートナー）で、IGPIシンガポール取締役CEOを務める坂田幸樹氏だ。業界という壁がこわれ、ルーチン業務が減り、プロジェクト単位の仕事が圧倒的に増えていく時代。これからは、組織に依存するのではなく、一人ひとりが自立（自律）した真のプロフェッショナルにならざるを得ない。本連載では、そのために必要なマインド・スキル・働き方について、同書の中から抜粋してお届けする。

仕事は、予期せぬトラブルで遅延する

　一般的に仕事の生産性を上げようと考えた場合、多くの人は作業のスピードを上げようとするのではないでしょうか。

　例えば、エクセルのショートカットを覚える、議事録作成ツールを入れるなどです。

　もちろん、これらも有効な手段となりえるのですが、ビジネスでスピードを鈍らせる原因は、個別の作業スピードに起因しないことが多いです。

　皆さんは、これまでに何らかのプロジェクトに従事したことはあるでしょうか。ビジネスでのプロジェクト経験がなければ、大学のサークルでのイベントや高校の文化祭の準備などをイメージしてもらえればと思います。

　これまでに従事したプロジェクトで、全くトラブルがなかったのであれば、それは素晴らしいことですが、プロジェクトにトラブルはつきものです。

　例えば、

●メンバーが病気で休んだ
●外部業者に依頼したものが届かなかった
●一部の作業でメンバーの能力が足りず、一番優秀なメンバーがサポートで工数を取られてしまった

　などです。

　多くのプロジェクトが遅延する原因は、各タスクを実行するスピードが遅かったということではなく、予期せぬトラブルによるいくつかのタスクの遅延です。いくらタスクを実行するスピードを上げても、予期せぬトラブルが発生してしまっては焼け石に水となってしまいます。

　これはプロジェクトに限らず、日々の仕事でも同じです。

業務効率化アプリを入れるだけでは、大した効率化に繋がらない

　会社経営をしていると色々なシステム会社から業務効率化ソリューションの提案を受けます。資料作成のアウトソーシング、業務効率化アプリ、社内コミュニケーションツールなどです。もちろん、これらには有効なものもあり、弊社でも多くの有効なソリューションを導入しています。

　しかし、そのようなソリューションを入れるだけで業務全体が効率化したり、業績が急改善したりするほどビジネスは甘くありません。

　ものごとにはボトルネックというものが存在していて、それを解消しない限り、劇的な改善は望めません。ボトルネックを把握せずにソリューションを入れた場合、現場の負荷が増すばかりで状況がより悪化することさえあります。

　ボトルネックとは、プロセスの中で最も脆弱な箇所のことを指します（詳しく知りたい方は『ザ・ゴール』エリヤフ・ゴールドラット著、ダイヤモンド社を参照してください）。

　具体的な事例で考えてみると、顧客のニーズに合った商品を会社として全く保有していないのに、いくら営業テクニックを磨いても売上は上がりません。

　また、投資銀行出身でM＆Aに詳しい社員を雇ったところで、経営陣が投資の意思決定をすることができなければ、会社の買収はできません。

全てのタスクに値段をつけてみる

　ここでは、無駄なタスクを排除するための方法を紹介します。これは元々間接業務の削減をするための手法なのですが、全てのタスクに値段をつけてみるという方法です。

　この際のポイントは、どれだけの工数をかけているかではなく、受け手にとってどれだけの価値があるかという基準で考えるということです。

　これは、個人単位でも組織単位でも使える手法です。

　例えば、上司に営業報告をするための1時間の営業会議があったとします。仮に1時間当たりコストが1万円の人が5人出席している会議だとすると、5万円のコストが発生していることになります。

　また、その準備に20時間を要しているとすると、さらに20万円のコストがかかり、1回の会議を開催するために25万円がかかっていることになります。なお、1万円にはその人の時給だけでなく、その時間帯に営業できないことによる機会損失も含みます。

　もしその会議で有効なアドバイスが得られて、100万円の粗利（売上ー原価）につながったのであれば、75万円の価値を生み出している会議ということになります。

　しかし、何もアドバイスがなく、ただ時間の浪費になったのであればメールのcc機能で足りる話なので、その営業会議の価値はゼロです。

　まずは、価値がゼロのタスクをすべて洗い出して取捨選択するだけで、仕事の5割以上は楽に削減できるはずです。

　価値があるかどうか見極めるポイントは、対価を支払ってでもそのタスクを外部にアウトソーシングしたいかどうか、です。自分のリソースや社内のリソースは固定費なのでついつい無駄なタスクを増やしてしまいがちですので、定期的にこのように精査してみて、仕事の取捨選択をすることをお勧めします。