「仕事がはやい人と遅い人」の決定的な違いとは？【第3回】

変化が激しく先行き不透明の時代には、私たち一人ひとりの働き方にもバージョンアップが求められる。必要なのは、答えのない時代に素早く成果を出す仕事のやり方。それがアジャイル仕事術である。『超速で成果を出す　アジャイル仕事術』（ダイヤモンド社、6月29日発売）は、経営共創基盤グループ会長 冨山和彦氏、『地頭力を鍛える』著者 細谷 功氏の2人がW推薦する注目の書。著者は、経営共創基盤（IGPI）共同経営者（パートナー）で、IGPIシンガポール取締役CEOを務める坂田幸樹氏だ。業界という壁がこわれ、ルーチン業務が減り、プロジェクト単位の仕事が圧倒的に増えていく時代。これからは、組織に依存するのではなく、一人ひとりが自立（自律）した真のプロフェッショナルにならざるを得ない。同書から抜粋してお届けしている本連載の特別編。「仕事がはやい人と遅い人の決定的な違い」の第3回をお届けする。

まずは、仕事を分解して、正しく優先順位をつける

　第1回では、仕事を細かく分解することの重要性について解説しました。仕事が遅い人は仕事を分解できず、設計図がない状態で仕事を漫然とこなしています。

　第2回では、分解した仕事に優先順位を正しくつける方法について解説しました。多くの人は、期限が迫っている緊急度が高い仕事の優先順位を高く設定します。しかし、それでは重要度が高い仕事が後回しになってしまいます。

　第3回では、優先順位をつけた後の仕事の進め方について考えてみましょう。

タスクリストのタスクを優先順位に沿って一つずつ消していく、
は間違い

　皆さんはタスクリストに載っているタスクを、どのようにこなしていますか？

　リストのみと日々にらめっこをしながら、優先度の高いタスクから順序良く確実に片づけている、という進め方の場合、大いに改善の余地があります。

　例えば上司から、明日までにやってほしいというタスクが突然舞い込んで来たらどうなるでしょうか。当然、上司から依頼されたタスクを優先する必要があります。

　また、顧客からクレームが入って、2時間ほど対応に追われるかもしれません。電話越しに激怒している顧客を待たせて自分のタスクを優先することなど、もちろんできません。

　では、どのようにすればよいのでしょうか。

タスクは、必ず余裕を持ってカレンダーに書き込む

　毎朝仕事を始める前に、下図のようにタスクをカレンダーに書き込みましょう。

　ここでのポイントは、各タスクの見積もり時間に余裕を持たせることです。例えば、9:15-9:30の提携先候補リスト作成に10分しか要しないと分かっていても、15分割り当てることで5分間の余裕が生まれます。

　そうすることで、すぐに返信しないといけないメールが届いた場合、後続タスクに影響を与えることなく、対応することができます。逆に、全く余裕のないスケジュールを作成してしまうと、急なタスクが１つ発生しただけで、すべての計画が崩れてしまいます。

　特に、所要時間が読めないタスクや、タスクの所要時間の見積もりに慣れていない場合は、かなりの余裕を持ってタスクをカレンダーに書き込みましょう。

『アジャイル仕事術』では、タスクを効率的にこなす方法以外にも、働き方のバージョンアップをするための技術をたくさん紹介しています。