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テレワークの実施において必ずといっていいほど上がる「コミュニケーションが取りにくい」という課題。とりわけテレワークと出社の勤務形態が混在する組織においては、置かれた環境によって隔たりが生じたり、業務のやりやすさに格差が出る懸念もある。第一人者として30年近くテレワークを推奨してきた田澤由利氏の著書『テレワーク本質論 企業・働く人・社会が幸せであり続ける「日本型テレワーク」のあり方』（幻冬舎メディアコンサルティング）では、各組織に合ったデジタルツールを導入しコミュニケーションを図ることの大切さを説いている。デジタルツールを用いたコミュニケーションの具体例について、本書より一部抜粋・編集して紹介する。
円滑なチーム業務には
報・連・相のデジタル化が必須
テレワークのコミュニケーションをより対面でのコミュニケーションに近づけるための重要な要素として、以下の5つが挙げられます。
・リアルタイムの対話：いかに、リアルに近づけるか
・話しかけるきっかけ＝いかに、声を掛けやすくするか
・チームの業務進行＝いかに、確実にやりとりするか
・インフォーマルな会話＝いかに、自然に共有するか
・チームの一体感＝いかに、一体感を醸成するか
なかでも、「チームの業務進行」は、テレワークにおいて生産性を向上させる重要なポイントです。それにもかかわらず、コロナ禍では、ウェブ会議ツールやチャットツールに注目が集まり、多くの企業がチーム内のコミュニケーションのデジタル化まで取り組んでいなかったのではないでしょうか。
このことが、感染者の数が減ると出社する社員が増える現象につながっていると思います。実際に「チームの業務進行」をオンラインでできるようにした企業は、出社に戻らず、テレワークをさらに推し進めています。
ここでは、チーム業務のコミュニケーションの基本である「報告・連絡・相談（ホウレンソウ）」のデジタル化のポイントと事例をご紹介します。
「報告・連絡・相談」を指す「ホウレンソウ」は、「組織の血液」に例えられるほど、ビジネスにおいて重要な要素です。テレワークによる生産性向上を目指すのであれば、「ホウレンウ」のデジタル化は、避けて通ることはできません。
それでは、ホウレンソウとは具体的にどういう内容かを確認しましょう。
【報告】業務の進捗／成果（アウトプット）の報告
上司からの業務指示に対して、その業務の進行状況や、結果を報告することです。トラブルが発生したときはもちろん、順調に進めているときでも、こまめに報告することが重要です。
【連絡】情報の共有／確実な伝達
業務に関する情報を関係者に伝えることです。上司や同僚への発信はもちろん、ほかの部署からの連絡もあります。確実に伝達することが重要です。
【相談】業務の課題／勤務上の課題
仕事を進めるうえで、判断に迷うときや意見を聞いてもらいたいときに、上司や先輩、同僚に意見を聞き、アドバイスをもらうための相談です。早めに相談することが大事です。
これらのホウレンソウは、これまで主に上司と部下間でのコミュニケーションとされていました。しかし、チームで業務を進めるうえでは、チームメンバー全員がホウレンソウを共有することで、よりスムーズにより確実に業務を進めることができます。しかしこれまでは、ホウレンソウの多くが口頭で実施されてきたので、共有自体が難しかったのかもしれません。
テレワークで「ホウレンソウ」を実施するためには、これまで口頭で実施されてきたことをデジタル化する必要があります。デジタル化されれば、チーム全体での共有が容易になります。「部下への指示は、目の前で口頭でしたほうが早くて、伝わりやすい」という人も多いかもしれませんが、それを乗り越えることで、業務の効率が大きく変わり、会社全体の生産性が向上します。
テレワークのためだけではなく、企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）の一環として、取り組んでいただければと思います。
チーム型ホウレンソウツールで
情報の取りこぼしを防ぐ
私は、適切なテレワークを実施するためには「ホウレンソウのデジタル化」が重要であることを15年以上前から認識していました。「テレワークでも、チームでのコミュニケーションができるITツールが必要」と探したのですが、そもそもテレワーク自体が知られていない時代に、そんなツールはありません。
当時は、ネットでのコミュニケーションの基本はメールでした。そして、複数のメンバーで情報を共有する方法として「メーリングリスト」がよく利用されていました。メーリングリストは、特定の宛先にメールを送ると、登録されている全メンバーに届くという仕組みです。このため、届くメールの数が多くなり、自分宛のメールを見落としたり、話の流れが見えなくなったりと、私がイメージしているような「チームのホウレンソウ」ツールとしては不十分でした。
そこで、仕方なく自社で開発することにしました。そしてできたのが「Pro.メール」です。このシステムではメールをベースにし、メーリングリストの問題点を解決することができました。その際こだわったのは、次の4つです。
・プロジェクトごとに管理ができる
・自分宛のメールを見落とさない
・話題ごとにやりとりの経緯が見える（スレッド）
・直接関連していない業務や別チームの様子がなんとなく分かる
Pro.メールは、弊社のテレワークでの業務効率を大幅に向上させてくれました。社員全員がテレワークでも、チーム全体で「ホウレンソウ」を共有できたからです。
しかし、世間でクラウドサービスが普及するなか、愛着はあるものの、いつまでもローカルにデータを置くメールツールを使い続けることはできません。
数年前からPro.メールに代わるコミュニケーションツールを探し始めました。しかし、なかなか、先の4つのこだわりに答えてくれるツールに出合うことができませんでした。
諦めて、既存のクラウド型のコミュニケーションツールを工夫して使うことにしようとした2017年頃、とうとう出合うことができました。
それは、個人のSNSとして日々愛用していたFacebookのビジネス版「Workplace from meta」（以降はWorkplace）でした。アメリカでは「社員の関係性を深めるためのエンゲージメントツール」として発売されていました。業務のコミュニケーションをすることを目的とはしていません。しかし、使えば使うほど、私がイメージしていた「チーム型ホウレンソウ」に適したツールだったのです。
Facebookのノウハウを生かした
「ホウレンソウ」ツール
私がFacebookのビジネス版「Workplace」に魅力を感じた理由は、単に「ホウレンソウ」を実現するだけでなく「Pro.メール」でこだわった「ほかのチームの会話もなんとなく分かる」からでした。これは、特別に付加した機能というよりは、Facebookという、友達との交流を深めることを目的としたツールの長年のノウハウが実現してくれるもので、ほかのチャットツールやSNSにはなかったものです。
Workplaceとの出合いにより、ようやくPro.メールを卒業し、弊社の「ホウレンソウ」ツールは、Workplaceに置き換わりました。
Workplaceを使った、弊社のホウレンソウをご紹介しましょう。
【報告】
業務のプロジェクトごとにグループを作成し、参加メンバーは、すべてのホウレンソウをそこで行います。リーダーからの指示も、同僚からの依頼も、また、それに対する進捗状況や報告も、Workplaceで実施します。そして、そのやりとりの様子は、ほかのメンバーも読むことができます。
【連絡】
業務プロジェクトとは別に、社員同士の連絡用プロジェクトや、勤怠連絡、社内通達などのグループがあります。社内ルールでは、自分がタグ付けされた投稿、あるいは全員宛のプロジェクトの投稿は、必ずアクション （「いいね」等）をすることになっています。そして、そのやりとりの様子は、ほかのメンバーも読むことができます。
【相談】
困ったことや、相談ごともWorkplaceを使います。Aさんがリーダーに相談した内容に対して、Bさんが補足をしたり、別のリーダーがフォローをしたりすることもよくあります。なお、ほかの人に知られたくない相談は、Workplaceのチャットで直接連絡するようにしています。
