相手からのメールに「誤り」を見つけたとき、「感じのいい人」はなんと指摘する？

相手からのメールに「誤り」を見つけたとき、「感じのいい人」はどうやって指摘するでしょう。
それを語るのは、「感じのいい人」に生まれ変われるとっておきのコツを紹介する書籍『気づかいの壁』の著者・川原礼子さんです。職場で困っている人を見かけても、「おせっかいだったらどうしよう…」と躊躇したり、「たぶん大丈夫だろう…！」と自分に言い訳したり……。気づかいをするときには、つい「心の壁」が現れてしまい、なかなか一歩が踏み出せないことが、あなたにもあるのではないでしょうか？ この連載では、「顧客ロイヤルティ（お客さまとの信頼関係づくり）」をベースに、ビジネスセミナーへの登壇やコミュニケーションスキルの研修講師を通して、全国200社・2万人以上のビジネスパーソンに向けて教えてきたノウハウを、さらにわかりやすくお伝えします。本稿では、本書には入りきらなかった「メールライティングのコツ」について紹介しましょう。

気持ちよく相手に指摘するには？

　多くの人は、メールを送信する前に、「誤りがないかどうか」をチェックするでしょう。
　まして、相手が取引先や上司だった場合には、なおさらです。

　一方で、相手からのメールに「誤り」を見つけるときがあります。
　簡単な誤字脱字程度ならいざ知らず、業務上重要な事柄だった場合には、その誤りを指摘するハードルは、高いものです。
　とくに若手のビジネスパーソンならば、いっそ、見なかったことにしたくなることでしょう。

　そこで、気持ちよく相手の誤りを伝える2つの方法をご紹介します。

「この言葉」を加えよう

　1つめは、シンプルに「クッション言葉」を活用することです。

　クッション言葉には、その名称どおり、伝えにくいことや依頼ごとなどを、やわらかくする効果があります。
　代表的なクッション言葉には、「おそれいりますが」「お手数ですが」「失礼ですが」などがあります。

　たとえば、相手が日時を間違えてメールを送ってきている場合ならば、

「念のための確認ですが、次回のお約束は6月13日（木）13時でよろしいでしょうか。」

　本当はわかっていることでも、「念のための確認」というクッションを挟むことで、やわらかいばかりか、謙虚さも感じられますよね。

　2つめは、「記録」という言葉を効果的に使うことです。

「次回のお約束については、手元で6月13日（木）13時と記録していますが、
　いま一度確認させていただけますでしょうか。」

　こうすると、「間違いの指摘」が「記録の確認」という要素になりますから、書き手のハードルがググっと低くなるかと思います。

　ぜひ、活用してみてください。