税務署が怪しむ「経費の落とし方」ワースト1

税務署が怪しむ「経費の落とし方」ワースト1
2023年10月からインボイス制度が始まりました。「増税ではないか？」「経理の手間が増え、負担が増大する」など、さまざまな意見が出ています。そのインボイス制度の影響を強く受けるのが「ひとり社長」です。しかし、業種・業態・売上規模によっては、「インボイスに登録しないほうがいい」と提案できるケースもあり、戦略的な選択が求められる制度ともいえるのです。
本連載は、経費精算から決算・申告まで、ひとり社長の経理の基本を学ぶものです。著者は、税理士の井ノ上陽一氏。インボイス制度、電子帳簿保存法に完全対応の『【インボイス対応版】ひとり社長の経理の基本』の著者でもあります。「ひとり社長なら、経理はこれだけでいい！」とポイントをおさえた1冊になっています。

税務署は「ここ」を見ている！

　みなさん、令和6年分の確定申告は無事におすみでしょうか。本日は「経費と税務署」をテーマにお話しします。

　証拠を集める際に重要なのは、「すべて」集めることです。モレがあると、正しい数字を作ることができず、大事なお金を失う可能性があります。

　例えば経費がモレれば、税金を多く払ってしまうことになり、売上がモレれば、税務署からペナルティを受けます。現金売上、仕事で使ったものをメルカリや中古販売店などへ売った収入、個人名義の口座への入金がモレていないかも確認してください。税務署は個人名義の口座の情報も把握しています。モレは、あらぬ疑いや税務調査につながりますので注意しましょう。

クレジットカードを使った場合はどうなる？

　例えばカードで払った場合、どんな証拠をとっておけばいいのでしょうか。「カード明細があるから大丈夫」と思われるかもしれません。しかしカード明細は、証拠としては弱いものです。証拠とは、日付、支払先、内容、金額を指します。カード会社がつくるカード明細では、「内容」がわかりません。そのため証拠としては弱いのです。カードで払った場合も、その支払先がつくった明細を証拠としてとっておきましょう。

　レシートや領収書もその証拠です。なお、消費税の原則課税では、カード明細ではなくレシート・領収書を必ずとっておかなければいけません（消費税の法律で決められています）。カード明細は、クレジットカード会社から発行されたものだからです。領収書・レシートとは、支払いを受けた者から発行されるものをいいます。

　例えば、A居酒屋で飲食をし、Bカードで払った場合、カード明細はB社から発行されます。支払いを受けたA居酒屋ではありません。そのため、A居酒屋からの領収書・レシートが必要になるわけです。

Suica、PASMOを使った場合はどうなる？

　交通機関系ICカード（Suica、ICOCA、PASMOなど）のチャージ料金はどうでしょうか？ チャージした金額を経費に落としても、そのチャージ料金を何に使っているかはわかりません。交通費なのか、飲食費なのか、判別しようがないのです。やはり、支払ったときに証拠（レシート）をもらって記録しておきましょう。

証拠がない場合はどうなる？

　領収書が発行されないもの（交通費、香典、お祝い金など）の場合はどうでしょうか。基本的には記録を残しておけば問題ありません。

　交通費は、モバイルSuicaを使い、そのデータを会計ソフトに連動しておくのがオススメです。「集める」と「記録する」を同時にできます。「伝票を使いましょう」と言われていますが、別に伝票を使う必要はありません。Excelに入力しておけば大丈夫です。

　2人で仕事上の打ち合わせをしたとき、割り勘で払い、領収書（レシート）をもらわないケースもあるでしょう。本来なら、領収書を2枚もらうべきなのですが、難しいときもあります。この場合は、証拠書類を作って経費にしましょう。ただ、どちらかが払って、2人分を負担したほうが経理上もシンプルですし、気分的にもスッキリします。

税務署が怪しむ経費とは？ これに気をつけて！

　領収書をもらい忘れた（なくした）ときは、その証拠を作りましょう。PCやスマホで、詳細な内容をメモしておくのです。証拠能力は低くなりますが、みすみす経費にしない理由はありません。ただし、金額が大きい（目安として1万円を超える）場合や証拠がないものが頻繁にある場合は、税務署から疑われる可能性が高くなります。

（本原稿は『【インボイス対応版】ひとり社長の経理の基本』を一部抜粋・加筆したものです）