見た瞬間、「わかりやすいな」と思えるメールがある。一方で、一目で「うえっ…」と思って閉じたくなるメールもある。その差はどこにあるのか？
ハーバード大学教授であり、ハーバード行動洞察グループ（BIG）のディレクターを務める行動科学者トッド・ロジャース。行動科学で人を動かす方法を研究してきた彼が、「読まれる文章」「読まれない文章」の原理を突き詰め、科学的に正しい文章術として体系化したのが『忙しい人に読んでもらえる文章術』（トッド・ロジャース、ジェシカ・ラスキー＝フィンク著、千葉敏生訳）だ。本稿では同書から特別に一部を公開する。（構成／ダイヤモンド社書籍編集局 三浦岳）
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これで、仕事のテンポが変わる
現代のビジネスでは、多くのやり取りがメールで行われる。メールがうまい人とは話が速く進むが、下手な人とは無駄な手間が増える。
そして、仕事のスピードに最も影響を与えるのが「メールのターン数」だ。仕事が遅い人のメールは確認が多く、やり取りが増え、時間も労力もかさむ。
では、どうすればターン数を減らせるのか。この点について『忙しい人に読んでもらえる文章術』の著者は次のように述べている。
無駄な1ターンをなくす
行動に必要なステップ数を減らし、読み手が行動しやすくするために、メッセージのなかでできるちょっとした工夫はたくさんある。
たとえば、打ち合わせの日程調整のメールを例に取ろう。多くの人は失礼にならないよう、まずは次のような漠然とした訊き方をする。
こうした柔軟な依頼は、お互いにとって都合のよい日時を探るためのメールのやり取りにつながりやすい。
だがより効果的なのは、相手が理解し、返信しやすい形で、打ち合わせの所要時間や日時を先に提案するという方法だ。
たとえば、次のような感じだ。
・火曜日（3月13日）の午前10時半～
・水曜日（3月14日）の午後0時～
・木曜日（3月15日）の午後3時～
日程調整にありがちな質問や混乱を避けるため、短く、箇条書きにしつつも、過不足なく情報を示している点に注目してほしい。
このメッセージなら、これ以上の不要なメールのやり取りをしなくてすみ、打ち合わせの日程がスムーズに決まる。
（本原稿は、トッド・ロジャース、ジェシカ・ラスキー＝フィンク著『忙しい人に読んでもらえる文章術』〈千葉敏生訳〉からの抜粋です）
『忙しい人に読んでもらえる文章術』とは？
ハーバード大学教授が、「つい読んでしまう文章」と「読まれない文章」の違いを「行動科学」で徹底追求！
「忙しい人の頭のなかでは何が起きている？」「効果的に推敲する方法とは？」「いちばん大事なことはどこに書く？」……。
どんな相手にもパッと伝わる文章が書けるようになる前代未聞の文章術！
本書の内容
はじめに――科学に基づいた効果的な文章術
■PARTⅠ 読み手を理解する
CHAPTER 1 「読み手の頭」はこうなっている
CHAPTER 2 「忙しい読み手」の視点で考える
CHAPTER 3 「自分の目的」を理解する
■PARTⅡ 6つの原則
CHAPTER 4 第一の原則：少ないほどよい
CHAPTER 5 第二の原則：読みやすくする
CHAPTER 6 第三の原則：見やすくする
CHAPTER 7 第四の原則：書式を生かす
CHAPTER 8 第五の原則：読むべき理由を示す
CHAPTER 9 第六の原則：行動しやすくする
■PART Ⅲ 原則を実践する
CHAPTER 10 「効果的な文章」を書く
CHAPTER 11 「誰が誰に書くか」を意識する
CHAPTER 12 原則を定着させる
