「仕事ができる人になれるか」は毎日のメールで決まる。相手に間違ったニュアンスで伝わってしまう」「文面がこわいと言われるが、原因がわからない」「メールの返信に時間がかかりすぎて、1日が終わってしまう」。メール仕事には、意外と悩みがつきものです。本連載では、中川路亜紀著『新版 気のきいた短いメールが書ける本』（ダイヤモンド社）から編集・抜粋し、迷いがちなメールの悩みを解決するヒントをお届けします。（構成／ダイヤモンド社書籍編集局）
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ビジネスメールに必要不可欠な“署名”。ですが、署名に必要な情報がすべて入っていない人も多いです。どれだけ本文を丁寧に書いていても、署名に必要な情報が欠けていると、相手に不便をかけてしまいます。この記事では、署名に入れるべき必須情報を見直してみましょう。
署名には何が必須か
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株式会社 コミュニケーション・ファクトリー
営業部営業課 渡辺 明子 watanabe.a@xxxx.co.jp
100-0000 東京都千代田区○○1-2-3
TEL 03-0000-0000 FAX 03-0000-0000
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署名に入れる項目としては、次のようなものが考えられます。●の項目は必須項目です。
●自分の氏名
●会社（団体）名・所属部署名
●会社（団体）の住所・電話番号・ファックス番号
○会社・団体のホームページ
○メールアドレス
○携帯電話番号
○お知らせ（メールアドレスの変更など）
○営業（会社・団体のキャッチコピー、キャンペーンの紹介）
必須項目を全部入れると結構長くなります。プライベートにもっと軽い署名をつかいたい場合は、別につくってつかい分けます。
こんな署名はアウト
署名が長すぎるのも見苦しいものです。必要項目を入れつつ、なるべくコンパクトにつくります。
署名の中に画像を入れている人もいますが、画像が添付ファイルとして表示され、受け取った側が不審に思う場合もあるので、ビジネスメールでは避けましょう。
郵便番号や電話番号のところに略字やマークをつかいたくなりますが、機種依存文字である場合が多いので、注意が必要です。
個人名を先にするのもあり
一般的な企業や役所では、
・組織名・部署名
・個人名
・住所
・電話番号
・メールアドレス
という順番で書かれている署名が多数派ですが、個人名が1行目にあるのも、書き手の存在感が感じられてよいものです。
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渡辺 明子
watanabe.a@xxxx.co.jp
株式会社 コミュニケーション・ファクトリー 営業部営業課
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本記事は『新版 気のきいた短いメールが書ける本』を一部抜粋・編集したものです。
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