仕事の所要時間は、
倍の時間を想定する
私も新人のころは所要時間の見積もりが甘く、周囲に迷惑をかけていましたが、ある工夫をすることで見積もり精度を劇的に向上させることができるようになりました。
それは、「頭に思い浮かんだ所要時間×2」を相手に伝えるという方法です。たとえば、報告書の作成を上司から頼まれた際、「2日もあれば終わるかな」と思ったら、その倍にあたる「4日で仕上げます」と回答するのです。
本当に集中してやれば2日で報告書を作成できるかもしれませんが、その2日間、あなたは本当にその仕事だけしかやらないのでしょうか？いいえ、そんなことはありません。メールを書いたり、電話をしたり、他にも庶務的な作業が必ず発生します。だから、見積もりにも余裕が必要です。もし、予測に反して本当に早く仕事が終わるなら、上司も喜ぶくらいで、他に問題はありません。
人は、一度作業が中断すると、元の生産性をとり戻すまでに30分以上の時間を必要とします。あなたが自分の作業に専念できる環境を維持できないのであれば、度々起こる生産性の低下を踏まえ、仕事の所要時間は倍を見積もる癖をつけるようにしましょう。
（次回掲載は、7月10日の予定です）
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