「期限を守れない人」のNG行動・ワースト1

「今日も仕事が、終わらなかった…!!」
毎日「また終わらなかった…」を繰り返して、うんざりしたり、落ち込んだりしていないだろうか。「量が多すぎて残業ばかり」「要領が悪い」「やりたいことができない」など、悩みは根深いのではないだろうか。
「その原因は3つの“隠れたムダ”です」――タスク管理オタクで、ダンドリ磨いて30年超のエキスパート・萩原雅裕さんはこう語る。今回は書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』の中から、「仕事を終わらせる人のコツ」を紹介する。

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なぜ、期限を守れないのか？

　みなさんは、きちんと期限を守っていますか。

「期限を守る」のは社会人の基礎であることは言うまでもないですが、実際に期限を守るのはカンタンなことではないですよね。たくさんの業務を抱えている中、締切を守って仕事をするのは、意外と難しいものです。

　実は「締切を守れない」人は、その前の「計画」が甘いのです。つまり、「計画が甘い」ために、「締め切りに間に合うだろう」と甘く見てしまい、結果として締切に遅れるわけです。

　今回は、そんな「終わらない計画」から抜け出すために本書で紹介している「終わる計画を作る“計画モード”」について、紹介していきましょう。

「終わらない計画」の特徴

「終わらない計画」には特徴があります。それは、次の2つが明らかになっていないことです。

　①ゴールの場所
　②ゴールまでの道筋

「終わる計画を作る」＝計画モードで必要なことはこの2つだけです。
まず、①ゴールまでの場所、について考えてみましょう。

①ゴールの場所を明らかにする
　↓
「誰が何をするのか」が明確になっているか？

「仕事のゴールが明確である」とは「誰が何をするのかが明確になっている」と言い換えることができます。「最終的に、誰が何をしていれば、その仕事は完了なのか」をわかっていないと、今やっている作業が必要なのか、無駄なのか判断できません。そのため、手戻り・やり直しが発生します。

②ゴールまでの道筋を明らかにする
　↓
仕事を分解する

　2つ目は、ゴールまでの道筋を明らかにすることです。せっかくゴール地点を確認しても、そこまでの道筋がわからなければ途中で迷ってしまいます。ゴールの場所がわかっていたとしても、途中で「関係部署の許可を取るのに2日かかる」など判明してしまうと、期限に間に合わなくなってしまいますから。

　繰り返しますが、計画モードで「終わる計画を作る」ために必要なのはこの2つだけです。この2つをカンペキにしてから、実際に手を動かす実行モードと、中断モードを使って、仕事を終わらせていくのです。

（本記事は『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』に編集・調整し、一部特別に書き下ろした原稿です）

なぜ、期限を守れないのか？

「終わらない計画」の特徴

本書の内容