「こんなに頑張っているのに、なぜか仕事が終わらない」「あとから振り返ると、やらなくてもよかった作業に時間を使っていた」。そんな経験はないでしょうか。仕事が遅れると、「もっと速く手を動かさなければ」と考えてしまいがちです。しかし、問題は作業スピードではありません。書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』から、ムダな仕事を減らすための考え方を紹介します。
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ムダな仕事にハマる人ほど、すぐ手を動かす
仕事を頼まれた瞬間、「まず始めよう」と手を動かす。一見すると行動が速く、仕事ができる人のように見えます。
しかし、ゴールまでの道筋を確認しないまま始めれば、「この作業はそもそも必要なかった」「先に確認しておけばよかった」「ここまで作り込む必要はなかった」と、あとから気づくことになります。すると、それまで使った30分や1時間が、そのままムダになります。
つまり、ムダな仕事にこだわる人は、仕事そのものへの執着が強いというより、何をやるべきかを決めないまま作業を始めてしまっているのです。
「脳内リハーサル」は逆算ではない
書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？』では、実際に手を動かす前に「脳内リハーサル」をすることを勧めています。
「『脳内リハーサル』では、いきなり俯瞰的に仕事を見る必要はありません。むしろ、重要なのは頭の中でステップ・バイ・ステップで前から順番に作業を進めていくことです。」
ここで大切なのは、難しく「全体像を把握しよう」としたり、「ゴールから逆算しよう」としたりしなくてもいいことです。「Aの次にB、その次にC」と、頭の中で前から順番に仕事を進めていけばいいのです。よく「逆算しろ」と言われますが、私はこれが苦手で、代わりに前から順に進めていくことにしています。
すると途中で、「ここでこの確認が必要だ」「この工程はなくてもいい」「先に別の人へ依頼しておいたほうがいい」と気づけます。実際に作業を始める前だからこそ、ムダな工程はその場で消せます。
頭の中で終われば、「あとはやるだけ」になる
本書では、頭の中でステップ・バイ・ステップに仕事を進め、ゴールまでスムーズにたどり着けた状態を「あとはやるだけ状態」と呼んでいます。
ここまでできていれば、実際の作業中に「次は何をしよう」と迷うことも、目についた仕事へ寄り道することも減ります。逆に、頭の中ですら途中で詰まるなら、その計画のまま現実で手を動かしてもうまくいく可能性は低いでしょう。
ムダな仕事を減らすとは、何かを必死に削ることではありません。手を動かす前に、一度頭の中で仕事を最後まで通しておくことなのです。
仕事が速い人ほど、前から順番に考えている
仕事が速い人は、いきなり完璧な全体像を描ける人ではありません。まず「最初に何をするか」を決め、その次、その次と順番に仕事を頭の中で進めています。
その過程で不要な作業や抜け漏れに気づき、実際に着手するときには、やるべきことがかなり絞られています。だから、目の前の作業に無駄にこだわる必要もありません。
「なぜかまた遅れた」を防ぎたいなら、すぐに手を動かすのではなく、まず頭の中でAからB、BからCへと仕事を進めてみてください。
頭の中で一度終わっている仕事だから、現実でも寄り道せず、速く終わるのです。
