「タスクが無限に溜まる人」のNG行動

「実行しながら考える」とタスクが溜まる

資料を作り始めてから、「まず何を書こう」と考える。少し書いたところで、「そういえばデータが必要だ」と検索を始める。その途中でメールが届いて返信し、「あ、あの仕事も今日までだった」と別のタスクを始める……気づけば、最初に作っていた資料は途中で止まったままです。

こうした働き方の問題は、単にマルチタスクをしていることではありません。その前段階にあります。そもそも計画が甘く、「何を、どの順番でやれば終わるのか」を決めないまま実行に入っているのです。

実行速度では、大きな差はつかない

仕事が溜まってくると、「もっと速く手を動かさなければ」と考えがちです。しかし、実際に文章を入力する、メールを書く、資料を確認するといった実行そのものの速度には、人によって何倍もの差はありません。

大きな差が生まれるのは、その前の計画です。

仕事が遅い人は、計画が甘いため「切り替え」が多くなります。「考える→手を動かす→迷う→調べる→別の仕事を思い出す→また戻る」と何度も切り替えてしまいます。

一方、仕事が速い人は、実行する前に「最初にA、その次にB、その次にC」と前からステップ・バイ・ステップで考えておきます。何をするかが決まった「あとはやるだけ状態」で実行に入るため、あとは手を動かし続ければいいのです。

「切り替え」が、タスクを終わらなくする

書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？』には、こんな説明があります。

タスクを切り替えると、それまで進めていた仕事は止まります。しかも、戻った瞬間に完全な集中状態から再開できるわけではありません。「どこまでやったっけ」「何を考えていたんだっけ」と、頭を元の状態に戻す時間が必要です。

5分、10分と細切れに複数の仕事へ触れていると、一日中忙しく働いているのに、一つも最後まで終わらない状態が生まれます。すると、昨日のやりかけが今日へ、今日のやりかけが明日へ持ち越され、タスクリストだけが膨らんでいくのです。

タスクを減らしたいなら、まず「計画」を終わらせる

実行中に考える必要が生まれると、そのたびに別の作業や気になる仕事へ切り替わります。一つを終わらせる前に次へ移るため、結果として「やりかけのタスク」がどんどん積み上がっていくのです。

手を動かす速度が同じでも、途中の迷いや手戻り、切り替えが大幅に減れば、仕事全体の速度には簡単に何倍もの差が生まれます。計画の質によっては、結果として10倍近い差になっても不思議ではありません。

仕事が速い人は、手を10倍速く動かしているわけではありません。計画を先に終わらせることで、実行中の切り替えや迷いを減らしているのです。