「もっと時間があれば、仕事が終わるのに」。仕事量が多かったり、子育てなどで働ける時間が限られていたりすると、そう感じることもあるでしょう。しかし、同じように時間に制約があっても、限られた時間の中で次々と仕事を終わらせる人もいます。単純に「作業が速いから」だけでは説明できません。書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』から、使える時間を成果につなげる人の特徴を紹介します。
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時間がない人ほど「切り替え」を減らす
限られた時間で成果を出す人の特徴、一つ目は「切り替え」が少ないことです。
例えば、1時間しか仕事ができないのに、「資料を10分→メールを5分→資料に戻る→チャットに返信→別の仕事を15分」と細かく切り替えていたら、まとまった仕事はなかなか終わりません。本人は1時間ずっと働いていても、そのたびに「どこまでやったっけ」「次は何をするんだっけ」と頭を切り替える必要があるからです。
一方、限られた時間をうまく使う人は、「この1時間は資料作成」と決めたら、できるだけシングルタスクで手を動かし続けます。メールやチャットを閉じる、話しかけられにくい環境へ移るなど、そもそも切り替えが起きにくい状態も作ります。大切なのは、1時間の中にたくさんの仕事を詰め込むことではありません。1時間をできるだけ「連続した1時間」として使うことなのです。
「中断」が下手だと、再開するたびに時間を失う
とはいえ、仕事をずっと続けられるとは限りません。特に子育てをしながら働いていれば、「そろそろお迎えに行かなければ」「今日はここで仕事を切り上げなければ」と、途中でも強制的に中断する場面があります。
そこで重要になるのが、二つ目の特徴である「中断のうまさ」です。書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？』では、次のように説明されています。
この瞬間に、「どこまで進んだか」だけでなく、「何を考えていたか」「次に何をするつもりだったか」「どんなアイデアが浮かんでいたか」を残しておきます。これができれば、翌日や数時間後に仕事へ戻ったとき、思い出すところから始める必要がありません。
限られた時間だからこそ「中断メモ」が効く
例えば16時半に仕事を切り上げなければならないとします。中断が下手な人は、ギリギリまで作業してパソコンを閉じ、翌朝になって「昨日どこまでやったっけ」と考え直します。せっかく昨日30分かけて考えたことを、今日また10分、20分かけて復元することになるかもしれません。
一方、中断がうまい人は、最後の数分を使って「全体の60％まで完成。○○の部分はデータ確認が必要。次は△△を修正するところから」と未来の自分へのメモを残します。すると翌朝は、そのメモを読んですぐに続きへ入れます。働ける時間が短い人にとって、毎回10分の「思い出す時間」を失うことは大きな痛手です。
だからこそ、限られた時間で成果を出す人は、仕事を長く続けることだけではなく、「うまくやめること」にも時間を使っているのです。
