「これ、いつまでにできそう？」。上司からそう聞かれて、「金曜日までにはできます」と、その場で答えてしまう。ところが、いざ仕事を始めてみると、思った以上に時間がかかる。結局、金曜日には間に合わない……。期限を破ってしまう人は、仕事をするスピード以前に、もっと手前で間違えているのかもしれません。今回は書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』から、「期限を破る人」の共通点を紹介します。
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適当な見積もりも、伝えれば「期限」
期限を破りがちな人ほど、上司から「いつまでにできる？」と聞かれた瞬間に、「明日までにやります」「今週中にはできます」と答えてしまいます。
しかし、この時点では、仕事にどんな工程があり、それぞれに何時間かかるのかをきちんと考えていません。「これくらいなら2日あればいけそう」という感覚で答えているだけです。
本来、それは単なる「適当な見積もり」にすぎません。ところが、一度それを人に伝えれば話は変わります。「金曜日くらいで終わりそう」という自分の頭の中の予想が、相手にとっては「金曜日までに終わる」という期限になるからです。
「3日くらい」を計画だと思ってはいけない
たとえば、対応に「3日くらい」と見積もったとします。
しかし、実際には「方法を考える→文章を書く→構成を並び替える→上司に確認してもらう→修正する」といった工程があるかもしれません。他の仕事があるなら、それよりも時間はかかりますし、上司がすぐに資料を確認できるとも限りません。こうした工程を考えずに出した「3日」は、計画ではなく単なる予想です。
期限を守る人は、先に脳内で「終わらせている」
「いつまで？」と聞かれたとき、すぐ答えられる人のほうが仕事ができるように見えるかもしれません。しかし、根拠のない日付を即答して、あとから「やっぱり間に合いません」と言うほうが問題です。繰り返しですが、一度口にした見積もりは、相手にとっての期限になります。
だからこそ、期限を決める前に「その日までに本当に終わるのか」を一度、「脳内リハーサル」するのです。
期限を守るために必要なのは、根性で間に合わせることではありません。事前に一度計画を立てること。そしてそもそも、守れると確認できていない期限を安易に約束しないことなのです。
