「なぜかいつも周りに迷惑をかけてしまう」という人には共通点があります。今回は書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？』から、チームの仕事を遅らせてしまう人の特徴について紹介します。
「これ、いつまでにできそう？」。上司からそう聞かれて、「金曜日までにはできます」と、その場で答えてしまう。ところが、いざ仕事を始めてみると、思った以上に時間がかかる。結局、金曜日には間に合わない……。期限を破ってしまう人は、仕事をするスピード以前に、もっと手前で間違えているのかもしれません。今回はから、「期限を破る人」の共通点を紹介します。
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周りの足を引っ張る人は「期限を破る」
チームで仕事をするとき、特に困るのが「期限を破る人」です。
たとえば、Aさんがデータをまとめ、そのデータをもとにBさんが資料をつくり、最後にCさんがチェックして提出する仕事があったとします。Aさんの締め切りが月曜日、Bさんが水曜日、Cさんが木曜日なら、それぞれが期限を守ることで金曜日の提出に間に合います。
ところが、Aさんが「1日くらいなら大丈夫だろう」と火曜日にデータを渡したらどうなるでしょうか。Bさんの作業時間は2日から1日に減り、Cさんにも余裕がなくなります。一人の「1日の遅れ」が、そのまま一人だけの問題では済まないのです。
遅れた本人がなんとか帳尻を合わせても、後工程の人にはしわ寄せが残ることです。
「見積もり」も、人に伝えると期限
では、なぜ期限を破ってしまうのでしょうか。
ありがちなのが、「これなら2日くらいでできそう」と感覚だけで見積もり、そのまま「水曜日までにやります」と約束してしまうことです。しかし実際には、データを集める、内容を確認する、不明点を別部署に問い合わせる、修正する、といった複数の工程があります。
しかもチーム仕事では、自分以外の人から返事をもらう時間も発生します。そこまで考えずにつくった「2日くらい」という見積もりを人に伝えれば、その瞬間にチームの「期限」になります。見積もりが甘ければ、自分だけでなく、その後ろにいる人たちの計画まで崩してしまいます。
チームで働くなら「次の人」まで考える
期限を聞かれたら、その場で適当に答えるのではなく、まず仕事が終わるまでを具体的に考えてみることです。
「誰から何をもらう必要があるか」「どこで確認が発生するか」「いつまでに終えれば次の人が予定どおり動けるか」。そこまで確認してから期限を伝えます。
チームでの仕事は、自分のタスクが終われば終了ではありません。自分の期限を破ることは、次の人の仕事時間を奪うことでもあるのです。
