仕事が遅い人は周りにいませんか。朝からずっと忙しそうにしているのに、一体何をしていたのか…？ そう不思議に思うことがあるかもしれません。今回は今回は書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？』から、「忙しいのに仕事が遅い人」の頭の中で起きていることを紹介します。
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仕事が遅い人は「何もしていない」わけではない
仕事が遅い人も、決してサボっているとは限りません。
むしろ、本人はかなり忙しく働いています。たとえばデスクで作業を始めて10分後、メールの通知が来て返信する。資料に戻ったところで同僚から話しかけられ、その対応をする。再びパソコンに向かうと、今度はチャットが届いているので確認する。気づけば会議の時間になり、終わったら溜まっていたメールをまた返す。
本人からすれば、一日中ずっと何かをしています。
しかし、肝心の資料に手を動かしていた時間は、驚くほど短くなっているのです。
切り替えるたびに「頭」も止まっている
しかも、作業時間が少ないだけではありません。
資料作成からメールへ切り替え、再び資料に戻ったとき、頭は瞬時に元の状態には戻りません。「どこまで書いたんだっけ」「この数字を使って何を説明しようとしていたんだっけ」と、それまでの思考を思い出す必要があります。ようやく頭が仕事に戻ってきたところで、また別の通知に反応すれば、思考は再び中断されます。
つまり、切り替えばかりしていると「手が動いていない時間」が増えるだけでなく、「頭が前に進んでいない時間」まで増えてしまうのです。
「忙しい」と「仕事が進んでいる」は別物
ここに、「忙しそうなのに仕事が遅い」という現象の正体があります。メールを返す、チャットを見る、人に呼ばれて対応する。その一つひとつは確かに仕事なので、本人には「今日はものすごく忙しかった」という感覚があります。
しかし、切り替えが10回、20回と発生すれば、そのたびに集中が途切れ、元の仕事へ戻るための時間も必要になります。一日中働いて疲れているのに、完成した成果物はほとんどない。
「忙しい」という感覚と「仕事が進んでいる」という事実は、必ずしも一致しないのです。
仕事を速くしたければ、とにかく「切り替え」を減らす
では、どうすればいいのでしょうか。
まずやるべきなのは、手を動かす速度を上げることではありません。仕事の切り替えそのものを減らすことです。
資料をつくる時間には通知を切る。メールやチャットは届くたびに見るのではなく、まとめて確認する。話しかけられやすい環境なら、集中する時間だけ場所を変える。そして、一つの仕事を始めたら、できるだけ区切りのいいところまで続ける。
仕事が遅い人に足りないのは、必ずしも作業スピードではありません。切り替えによって「手」と「頭」を何度も止めているから、仕事が前に進まない。仕事を速く終わらせたいなら、まず「一つの仕事を続けられる時間」を増やすことが重要なのです。
