なぜ会議は嫌われるのか
世間では「会議は悪」というイメージが根強いようです。もし皆さんが同じように会議を否定的に捉えているとすれば、ここでの説明を参考にして、まずはご自身の誤解を解いてください。そして、チームのメンバーの誤解も解いていただきたいのです。
一般的に「会議は悪」と考えられている理由として、次の2つが挙げられます。
【会議が嫌われる2つの理由】
・会議の目的が不明確である
・参加者にメリットが乏しい
会議の目的が不明確だと、参加者は強いストレスを感じます。人は先の見えないことをさせられるとモチベーションを落とすからです。また、会議に参加してもメリットが乏しい場合も、同じくモチベーションを落とします。そうした会議に出るくらいなら別の仕事をしていた方が得るものが大きいからです。
しかし、これら2つの理由は「会議」「打ち合わせ」「連絡会」「報告会」を一緒くたにしていることから生じる誤解だと私は考えています。
あくまで私の定義ですが、本来、会議とは「ＰＤＣＡを回す」ことを目的にしたものです。それ以外のものを「会議」と呼ぶのは不適切だと思います。意思決定のために行うのは「打ち合わせ」、決定事項を伝えるのは「連絡会」や「報告会」と考えてみてはどうでしょうか。そう考えると、「会議は悪」と言われる理由が見えてきます。
例えば、意思決定のための「打ち合わせ」を延々と繰り返すのは、確かに時間の無駄でしょう。単にリーダーのリーダーシップが欠如しているか、横並びの参加者が誰もリスクを取りたがらないだけの話だからです。
また、「連絡会」や「報告会」にしても、文書ですむものをいちいち集まって行うのは無駄でしょう。「連絡会」や「報告会」は、強い動機付けを伴う情報伝達か、伝達ミスが許されない情報伝達に限られるべきです。
