「相手が聞きたい情報」から話すと
説明は見違えるほどよくなる

 聞き手が「何を聞きたいと思っているか」を考える──。

 それが情報の重要度を区別するはじめの第一歩です。

 そのようにして、重要度の「高い情報」と「低い情報」を分けたら、思いきって、重要度の低い背景情報をカットします。

 さらに「話の流れ」を整理し、重要度の高い部分を少し「補足」します。

 それだけで、さきほどの説明は見違えるほどよくなります。

「昨日、幕張メッセで開かれたITフェアに参加してきましたので、そのときの様子を報告します。ITフェアの今年のテーマは「さらにつながる世界」。展示でも、今まで「つながる」ことのなかった機器同士がネットワーク接続されて新しい使い方を提案するものが実際に増えていると感じました。これは業界のひとつのトレンドかもしれません。YY社などがそのよい例で、今年はブースが大きくなっていました。逆に、「つながる」製品の少ないZZ社のブースは小さくなっていました。

 展示会全体では新製品発表が多かったモバイルのセクションに人が一番多く(写真を見せる)、とりわけ大勢の人が集まっていたのはXX社の新製品のコーナーです(製品の写真を見せる)。業界最小・最軽量で、実際に手に持つと見た目より重い印象でしたが、表面の加工や質感の完成度は高くてわれわれの強力なライバルになりそうです」(傍線部を補足)

 説得力がグンと増したはずです。

 部下からこのように報告してもらえると、かなり簡潔にまとめられている印象を受けるものです。聞いていてストレスを感じることもなく、聞き終わったときに一つひとつ質問しなくても基本的な情報は得られているので、やり取りも短くてすみます。

 そのためにはまず、「聞き手にとって重要度が高い・低い」という観点から情報を分ける。そのうえで、重要度の低い背景情報をカットすることです。

「説明能力」が、そのまま「仕事の能力」として評価されるのです。