課長クラス以上のマネジャーにとって「会議術」は、チームの生産性を上げるために必須のスキルです。ところが、私たちには「会議術」を体系的に学ぶ機会がほとんどありませんから、悩んでいるマネジャーも多いのではないでしょうか? そこで、ソフトバンク在籍時に「会議術」を磨き上げ、マネジャーとして大きな実績を残した前田鎌利さんに『最高品質の会議術』(ダイヤモンド社)をまとめていただきました。本連載では、その内容を抜粋して掲載してまいります。

「タスクブロック」で自分の時間を確保する

 課長クラスのマネジャーにとって、会議のマネジメントは非常に重要なスキルです。チーム内の1on1ミーティング、少人数ミーティング、定例会議、部の定例会議、経営会議など、社内に存在する数多くの会議に対して適切な対応を取ることが、マネジャーとしての成果に大きく影響するのです。

 重要なのは、これらの会議を自らコントロールすることです。間違っても、朝からひらすら会議をハシゴして時間を費やす“会議ジプシー”に陥ってはなりません。辛口な言い方になってしまいますが、「社内会議」で消耗しているマネジャーに未来はないと言っても過言ではないのです。

 プレイングマネジャーであれば、なおさらです。会議に忙殺されて、夕方になってようやく自分の仕事にとりかかろうとしたら、部下から矢継ぎ早に相談を持ちかけられる。あるいは、突発的なトラブルへの対応に追い回される。そして、結局、仕事を家に持ち帰る……。これでは、ただただ消耗するだけです。そこで、ここでは“会議ジプシー”にならない方法をお伝えしたいと思います。

 まず第一に、「タスクブロック」です。
 近年は、Googleカレンダーで各自のスケジュールを共有している職場が増えていますが、この管理を適切に行う必要があります。なぜなら、「空いている」と思われれば、部下が好き放題にミーティングのアポイントを入れてきますし、他部署の会議に呼ばれる機会も増えるでしょう。

 もちろん、これらのミーティング・会議にフットワーク軽く参加することは大切なのですが、主導権を相手に握られてしまえば振り回されるばかりになってしまいます。ですから、あらかじめGoogleカレンダーに「自分のタスクのための時間」をブロックしてしまうのです。

 1on1ミーティングや少人数ミーティングを活性化するために、自席にいる時間はできるだけ多くするようにしますが、絶対に誰にも邪魔されたくない「ブロックタイム」は、社内の会議室や社外のスペースで集中して仕事をすることもありました。

 こうして、「タスクブロック」をしておくことで副次的なメリットも生まれます。というのは、突発的な案件が発生したときに、その時間を活用することができるからです。自分のスケジュールのなかに「余白」を埋め込んでおく、と言ってもいいでしょう。これは、非常に効果的ですので、強くおすすめします。