「会議時間の主導権」を握る
前田鎌利（まえだ・かまり） 1973年福井県生まれ。東京学芸大学卒業。ソフトバンクモバイル株式会社（現ソフトバンク株式会社）などで17年にわたり移動体通信事業に従事。2010年に孫正義社長（現会長）の後継者育成機関であるソフトバンクアカデミア第1期生に選考され第1位を獲得。孫社長に直接プレゼンして事業提案を承認されたほか、孫社長のプレゼン資料づくりにも携わった。その卓越したプレゼン力を部下に伝授するとともに、チーム内の会議も改革。超高速PDCAを回しながら、チームの生産性を倍加させて、次々とプロジェクトを成功させた。マネジャーとしての実績を評価され、ソフトバンク子会社の社外取締役をはじめ数多くのプロジェクトを任された。2013年12月にソフトバンクを退社、独立。ソフトバンク、ヤフー株式会社、大手鉄道会社などのプレゼンテーション講師を歴任するほか、UQコミュニケーションズなどで会議術の研修も実施。著書に『社内プレゼンの資料作成術』（ダイヤモンド社）などがある。
また、会議時間の設定もできる限り主導権を握る工夫をしてください。もちろん、上司や上層部が主催する会議では不可能ですが、他部署との緊急ミーティングが必要になったような局面では重要なポイントです。
方法は簡単です。先手を打って、時間を指定してしまうのです。こちらから他部署に依頼する場合には、自分にとって都合のよい日時候補を2～3伝えて選んでもらうようにする。先方から依頼があった場合には、こちらは「依頼される側」でもあるので、先方が提示した日時が望ましくなければ、逆提示をするのです。
常にこちらの都合を優先することはできませんが、「会議時間の主導権」を握る意識は強くもっておいたほうがいいでしょう。自分にとって重要度の低いミーティングであれば、場合によってはスキップしても構いません。事後の結論を伝えてもらうようにして、万一問題があれば、そのときにしかるべきアクションを起こせばいいのです。
「出ない会議」を見極める
次に、「出る会議」と「出ない会議」を見極めるのも非常に有効です。招集されるすべての会議に出ていれば、“会議ジプシー”と化すのは当然ですから、重要度の低い会議は「出ない」と決めてしまうのです。
見極めのポイントはシンプルです。
【出る会議】自分の存在によって意思決定に影響のある会議
【出ない会議】報告を聞くだけなど、重要な意見を求められない会議
こうして、「出ない会議」を決めてしまえば、それだけでかなり身軽になります。社内的に参加が義務づけられている会議に「出ない」という判断をするのは難しいと考える人もいるでしょうが、そのような会議には部下に代理出席してもらえばいいのです。
これが、部下にとっても大きなメリットをもたらします。まず、他部署のメンバーも参加する会議に顔を出すことで、社内ネットワークを広げることもできますし、そこで生まれるコミュニケーションから多くの学びを得ることができます。
また、その会議の内容をマネジャーに報告する必要がありますから、そこで「報連相スキル」の向上も期待できるでしょう。さらに、その部下に代理出席させるということは、マネジャーが「信頼できる部下である」と社内にPRすることにもつながります。つまり、彼のプロモーションにもなるわけです。
それでも、本人の出席が求められる場合もありますが、その場合には、「時短出席」をおすすめします。最初から、「会議には冒頭の30分しか出られないのですが、それでもよいですか？」と打診するのです。そのように申し出れば、会議の前半に自分にかかわりのある案件をもってきてくれるなど配慮を示してくれるはずです。
もちろん、毎回「時短出席」していると人間関係に波風が立ちますが、適度に用いる分には非難されることはありません。「ここぞ」というときには、「時短出席」という切り札を使えばいいでしょう。
また、重要性の低い会議については、「時間を削る」「回数を削る」「人数を削る」「資料を削る」ことを主催者と相談して、できる限り会議のコスト・パフォーマンスを高める提案をしてもいいでしょう。その会議を行う目的を最小の投資で果たせるのであれば、主催者も耳を傾けてくれる可能性はあると思います。それが、組織に貢献するということだと私は思います。
とにかく、人生においても仕事においても、最も貴重なリソースは「時間」であることを絶対に忘れてはなりません。すべての人間に平等に与えられた「24時間」を、何に投資するのかを厳しく管理しなければ、疲弊するばかりで生産性は上がりません。
特に、それ自体は「1円」も生み出さない会議には、最も厳しいタイム・マネジメントを課すべきです。私たちの人生に、ムダな会議で消耗するような余裕はありません。“会議ジプシー”には絶対になってはならないのです。読者の皆様にも、仕事を通して自分が実現したい「価値」を生み出すために、強い意志をもって会議をマネジメントするようにしていただきたいと願っております。
