ビジネスパーソンが最も時間を割いていると言っても過言ではないアウトルックの作業。しかし、その実践的なスキルをまとめた書籍はこれまでなかった。本連載では、大手企業も続々取り入れている「たった90分で年間100時間の時短ができる」と話題沸騰のセミナーのノウハウをまとめた『アウトルック最速仕事術』(ダイヤモンド社)の内容から、ビジネスパーソンの時短に大きく貢献するアウトルックの使いこなし方をどんどんお伝えしていく。

私が業務中に最も使うショートカットキー

 私が最もよく使うショートカットキーは、[Windows]+[R]です。

 ※本連載では、簡略化のためアクセスキーも含めてショートカットキーと表記しております。

 このキーを押すと「ファイル名を指定して実行」画面が表示され、どの画面、どのアプリを使っていても、開きたいウェブページやフォルダーに一瞬で移動できます。

 フォルダーのショートカットアイコンをデスクトップに置くと、すぐにアクセスできて便利、という説明を見たり聞いたりしたことがあるでしょう。実際に、デスクトップにアイコンを置いている人もいるかもしれません。工夫としては素晴らしい方法です。

 しかし、考えてみてください。アウトルックやエクセルなどのアプリを画面いっぱいに広げているとしたら、デスクトップ画面に切り替えて、アイコンをダブルクリックしなければ、フォルダーを開けません。案外と手間がかかります。

 こんなときに[Windows]+[R]を使えば、デスクトップを経由せずに、キーボードだけでフォルダーにジャンプできるのです。

 使い方は次のとおりです。

 初回
 1.頻繁にアクセスするフォルダーの保存場所やウェブページのアドレスをコピーする。

 2.[Windows]+[R]を押して「ファイル名を指定して実行」画面を表示し、「名前」欄をクリックして貼り付けを実行する。

 3.[Enter]を押すとフォルダーやページに移動する。

 2回目以降
 1.[Windows]+[R]を押して「ファイル名を指定して実行」画面を表示する。

 2.「名前」欄が選択されているので、[Alt]+[↓]を押して、移動先の履歴を表示する。

 3. 矢印キーで移動先を選択して[Enter]を2回押す。

 実際に使ってみると、このショートカットキーの威力がすぐにわかるはずです。私もこのキーにはとても助けられています。ぜひ、活用してみてください。