ビジネスパーソンが最も時間を割いていると言っても過言ではないアウトルックの作業。しかし、その実践的なスキルをまとめた書籍はこれまでなかった。本連載では、大手企業も続々取り入れている「たった90分で年間100時間の時短ができる」と話題沸騰のセミナーのノウハウをまとめた『アウトルック最速仕事術』(ダイヤモンド社)の内容から、ビジネスパーソンの時短に大きく貢献するアウトルックの使いこなし方をどんどんお伝えしていく。

たった10個のショートカットキーでマウスがいらなくなる

 マウスを使った操作は、わかりやすい反面、時間がかかります。

 ショートカットキーを覚えてキーだけでパソコンを操れれば、仕事はもっと速くできるはずと、憧れを込めて思っている人も多いでしょう。しかし、職場を見回しても、キーだけでパソコンを操作している人というのはほとんどいません。

 この原因は明白です。脱マウスのレベルになるために求められるショートカットキーが非常に多いためです。私が調べたところでは、エクセルやワードなどをキーで操作するには、少なくとも150個のキーを覚えなければなりません。

 脱マウスで時短を図るはずが、最初はキーを覚えるのに時間がかかります。「どのキーだったかな?」と本やウェブを調べていたら、同じ作業なのにマウスを使うより長時間パソコンと格闘することになってしまいます。

 そして、脱マウスによる時短のメリットよりショートカットキーを覚えるのにかかる時間のデメリットのほうを大きく感じて、あきらめてしまう人が多いのです。

 ところが、アウトルックでは脱マウスに必要なショートカットキーは、わずか10個です。これなら、それほど時間をかけずに覚えられます。マウスを使わずに日常のメール業務ができるようになれば、仕事がスピードアップすることは間違いありません。

 しかも、ショートカットキーのなかには、ワードやエクセル、パワーポイントなどほかのオフィスソフトと共通のものがあります。アウトルックで脱マウスができれば、ほかのソフトで脱マウスをするのも夢ではありません。