累計27万部を突破! 『社内プレゼンの資料作成術』『プレゼン資料のデザイン図鑑』などプレゼンの定番シリーズ最新刊『パワーポイント最速仕事術』から、効果的なスライドを最速でつくる「パワポ操作法」を紹介します。著者は、ソフトバンク在籍時に、孫正義氏から何度も「一発OK」を勝ち取ったほか、孫氏のプレゼン資料作成も担当しましたが、超多忙だったため、そのような優れたプレゼン資料を「最速」でつくる必要性に迫られていました。その結果生み出された、超実践的な「パワポ仕事術」は、きっと多くのビジネスパーソンの参考になるに違いありません。

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パワポを操作する時間をいかに減らすかが重要

「もっと短時間でプレゼン資料をつくれるようになりたい……」
「パワーポイントの作業にやたらと時間をとられている……」
 私は、これまで600社を超える企業などで「プレゼン研修」を実施してきましたが、参加されたビジネスパーソンの皆さんから、何度もこのような切実な願いや悩みを聞いてきました。

 これは、かつての私の願いでもあります。
 私は、ソフトバンクに在籍していたころ、孫正義社長(当時)にプレゼンした事業提案が採択され、本社業務に加えて、子会社の取締役をはじめ、いくつもの仕事を兼務していました。それは、きわめて高い充実感を与えてくれる体験でしたが、同時に、膨大な仕事量に押しつぶされるリスクを伴うことでもありました。

 しかも、次々と与えられる課題への対応策や新規事業の提案など、社内外で数多くのプレゼンをしなければならない立場です。いかにパワーポイントを操作する時間を減らし、効率的に「一発OK」がとれるプレゼン資料をつくるかは、私にとって大きな課題でした。いや、これは、膨大な仕事量に押しつぶされないために、絶対に克服すべき「死活問題」ですらあったのです。

 そして、無数のプレゼン資料を作成するなかで、試行錯誤の末に、私なりの「資料作成ノウハウ」を確立することができました。

 プレゼン資料を最速で作成するために最も重要なのは、「スライドの型」を把握することです。見た瞬間に内容が理解できる優れたスライドには、「テキスト」「図形」「グラフ」「画像」「アニメーション・画面切り替え」などの「型」があります。

 例えば、「グラフ・スライド」は下図のように、「グラフ=左、メッセージ=右」が最も理解しやすい型です。また、見せたいグラフのみ着色して、他はグレーアウトすることで、さらにスライドの意図が伝わりやすくなりますし、「目盛り数字、凡例、罫線」など不要な要素はできるだけカットすることで、できるだけシンプルなスライドにすることも重要です。

 あるいは、下図のように、「受付→一次審査→二次審査→最終審査」という採用までの時系列の流れを示すフローチャート・スライドは、「左から右」の順に図形を配置すると、時系列を把握しやすいスライドになります。また、第1ステップから順に「薄いブルー」→「濃いブルー」といったグラデーションを展開することで、「ものごとが進展している」ことを視覚的に伝えることができます。

 このような「型」を把握しさえすれば、あとは、その「型」を最速でつくるパワーポイントの操作法をマスターするだけで、驚くほど効率的に資料作成を終えることができるのです。