たとえば、あなたが営業担当で、「前年の1.2倍の売り上げアップ」というノルマを課されているとしましょう。営業に専念したいのですが、こなさなければいけない仕事が多く、また会議や気がかりなことも多いため、どうにも落ち着いて仕事に取り組めません。

 そこで仕事・作業に優先順位をつけるべく、下図のような2軸マトリクスで考えることにしました。

「2軸マトリクス」で整理すれば
優先順位が明確になる

 このうち、もっとも優先して取り組まなければいけないのは、重要度、緊急度がともに高い「顧客のクレーム対応」です。早急に解決しないと、腹を立てた顧客が取引を打ち切るかもしれず、そうなれば売り上げアップどころの話ではありません。

 さらに、上司への報告も早急に済ませておきたいところです。

 次に優先度が高いのは、「重要度」は低いが「緊急度」が高い「営業会議への出席」と、その会議の際に報告しなければならない「レポートの作成」です。

 顧客のクレームに対応しながら、レポート作成を進めつつ、上司とレポートや営業会議に関する打ち合わせをこなします。

「新規顧客の開拓」「既存顧客の深耕」「営業計画の立案」「指示を聞かない部下の指導」は「重要度」は高いものの「緊急度」が低いので、ひとまず左上の象限に位置づけました。これらは、いつまでにやらなければいけない、という明確な期限はありません。

 しかし、長期的視点で見たときには、この象限の課題にきちんと向き合って、解決したかどうかが、ビジネスパーソンとしての成長の分かれ目になります。優秀なビジネスパーソンであればあるほど、この象限を放置せず、自分の中で期限を設けて確実に処理しているものです。