いよいよ2021年も仕事始め。コロナ禍の中、ビジネスパーソンの中でも、リモートワーク大歓迎の「リモート強者」とリモート化になじめない「リモート弱者」に二極化しつつある。
あなたは「リモート強者」か?「リモート弱者」か?
そんな時、心強い味方が現れた。
ITビギナーから「Google最高位パートナー」と呼ばれ、絶大な信頼を得ている平塚知真子氏だ。
平塚氏は、Googleが授与する資格(Google認定トレーナー/Google Cloud Partner Specialization Education)を2つ保有する国内唯一の女性トレーナー経営者。
初の単著『Google式10Xリモート仕事術──あなたはまだホントのGoogleを知らない』が発売たちまち重版。12/18に日経新聞にも掲載された。
「10%改善するより10倍にするほうがカンタン」というGoogle急成長の秘密「10X(テンエックス)」で成果を10倍にする「10X(テンエックス)・10(テン)アプリ」をフルカラーで初公開。
“日本一のマーケッター”の神田昌典氏(マーケティングの世界的権威ECHO賞・国際審査員)が「全部無料! こんな使い方、あったのか」と大絶賛。曽山哲人氏(サイバーエージェント常務執行役員CHO)が「想像以上に知らない機能があった」、三浦崇典氏(天狼院書店店主)が「Google全70アプリのうち10アプリを使いこなして仕事を劇的に変える解説書。リアルよりも成果を上げる術を伝える“リモート強者”への指南書」というノウハウとはどんなものか。
では、“リモート弱者”が“リモート強者”になる、誰も教えてくれなかった方法を紹介しよう。

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質問
 リモート会議になってから、出欠確認メールの手間が大変です。なんとかなりませんか?

 リモートワークになったことで、以前は声をかければすんでいた確認も、全部メール連絡。

 メールを送っても、返信は面倒なのか、出欠連絡がなかなかもらえません。

 取りまとめるほうも、送られてくるメールが多すぎて処理が追いつきません。

 誰が出席で誰が欠席か知りたいだけなのに、大量のメールのやりとりはしんどいです。

回答
 カレンダーを使って、メールの「行ったり来たり」は撲滅しましょう。

「カレンダー」を使いましょう。と言っても壁に掛けているのではなく、「Google カレンダー」です。

 そもそも、なぜ出欠確認がこんなにも大変なのでしょう。

 予定確認はアナログ手帳。連絡はメール。出欠管理は表計算ソフト。

 いくつものツールを使ってバラバラと管理しているから、情報の更新に段差をつくってしまっているのではないですか?開催通知も出欠管理も、ワンクリック、ワンストップでできる Google カレンダー を使えばカンタンです。

「主催者」は、カレンダーにゲストを追加した会議の[予定]を登録するだけ。

[保存]をクリックすると、ゲストにメールで通知するかどうか、確認表示が出されます。

 そこで[送信]を選ぶと、カレンダーから通知メールが自動配信されます。

 いちいちメールソフトを立ち上げて、会議参加者のメールアドレスを探し出し、会議についてお知らせする手間が省けます。

 登録した瞬間、ゲストのカレンダーも同期して同じ予定がそれぞれのカレンダーに表示されます。

「ゲスト」は予定に表示される[はい][いいえ][未定]のどれかをワンクリックするだけで出欠連絡完了です。

 また、主催者がカレンダー[自動送信]したメールからもワンクリックで出欠連絡完了できます。自動配信メールにある、[はい][いいえ][未定]を選ぶだけです。

 Google アカウント を持っていない参加者は、Google カレンダー が使えませんが、この招待メールから、すぐに返信できます。

 ワンクリックなので、相手の時間を奪いません。

 カレンダーの予定や通知メールには、タイトル(会議名)、日時のほか、招待を受けているメンバーや説明が掲載されています。

 誰が参加して、自分はどんな役割での参加が求められているのかがわかれば、予定への参加が必須なのか判断できます。

 参加調整が必要かどうか各自で判断できれば、それだけ確認の手間と時間の節約ができ、会議への準備も進められます。結果として仕事が素早く進むはずです。

 出欠連絡を受けた主催者は、届いた結果を Excel などに転記して一覧にする必要ももうありません。

 Google カレンダー なら、主催者にもゲストにも、出欠連絡の状況をリアルタイムで共有できるからです。カレンダーの予定を確認すればいいのです(※もちろん出席者に本人以外の出席者を知らせたくない場合は閲覧できないように設定することっも可能です)。

 出欠確認も、双方に負担がかからないコミュニケーションの集約によってあっというまに 10X 化できます。ぜひ自分の カレンダー でゲストを招待して、圧倒的な便利さを感じてみてください。

 業務がラクになる機能はまだまだあります。『Google式10Xリモート仕事術』でたっぷり紹介しています。本書掲載の活用術で、業務効率を劇的に向上させてみませんか