2020年もあとわずか。コロナ第三波が到来する中、ビジネスパーソンの中でも、リモートワーク大歓迎の「リモート強者」とリモート化になじめない「リモート弱者」に二極化しつつある。
あなたは「リモート強者」か?「リモート弱者」か?
そんな時、心強い味方が現れた。平塚知真子氏だ。
平塚氏は、Googleが授与する資格(Google認定トレーナー/Google Cloud Partner Specialization Education)を2つ保有する国内唯一の女性トレーナー経営者。
初の単著『Google式10Xリモート仕事術──あなたはまだホントのGoogleを知らない』(11/25刊)が発売たちまち重版。大胆にもGoogleの70近いアプリを「10」に厳選。「10%改善するより10倍にするほうがカンタン」というGoogle急成長の秘密「10X(テンエックス)」で成果を10倍にする「10X(テンエックス)・10(テン)アプリ」をフルカラーで初めて公開した。
“日本一のマーケッター”の神田昌典氏(マーケティングの世界的権威ECHO賞・国際審査員)も「こんな使い方、あったのか」と絶賛するノウハウとはどんなものか(12/11リードフォーアクション主催の「読書会」案内はこちら)。
では、“リモート弱者”が“リモート強者”になる、誰も教えてくれなかった方法を紹介しよう。

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★質問
 在宅勤務でも、チームメンバーの予定がわかるよい方法はありませんか?

 出社していれば、ホワイトボードを見ればよかったチームメンバーの予定がわからず困っています。

 当番制で出社していますが、誰が出社していて、誰が在宅なのかもよくわかりません。

 打合せをしたくても、いつなら都合がよいのか、確認するだけでも時間がかかります。

 みんなの休暇や出張、会議の予定まで確認できたら、仕事がやりやすいのですが……。

☆回答
 いつでもどこからでも見られる「Google カレンダー」を共有すれば予定確認も簡単!

 クラウド上のカレンダー で予定を作成し、共有しておけば、自分のカレンダーを開くだけで、共有している全員の予定をワンクリックで「見える化」できます。

 クラウド におかれたカレンダーなので、PCからでもスマホからでも、出先でも、知りたいそのときに確認できるのです。

 ポイントは、Google カレンダーを全員で使うこと!

「Google カレンダー ならもう使っているよ」という方も多いと思います。

 でも自分ひとりだけのカレンダーとして使っているとすれば、実にもったいない。

 シングルユースでは、Google 本来の効果が発揮されないからです。

 マルチユース(多人数で使う)で、効果的に活用しましょう。

 全員で使えば、お互いの予定を都度聞かなくてすむので時短になります。

 打合せの日時を決めるときも、「都合がいいのはいつですか」「その時間は空いてないな」といったやりとりを何度もする必要はなくなります。

 予定がわかっていれば、反応が返ってくるまでが待ち時間となって仕事が滞るということがなくなります。

 ちょっとお願いしたいことがあるときは、相手の都合のよさそうなタイミングを狙って連絡できます。

 もちろん Google カレンダーで予定を共有したら、相手に全部どんなスケジュールかわかってしまう、ということはありません。そんなのは嫌ですよね。

 そうしたすべての情報を共有する方法もありますが、「予定あり」とだけ表示されるよう共有を設定することが可能です。

 ただし、すべての予定が仕事上のものであれば、社内限定で共有するなら予定の内容を全公開するのもかえって話が早くなっておすすめです。

 その場合、予定作成で重要なのは、件名から内容が推測できること。これは時短の大きなポイントです。件名から予定の内容がわかれば、自分が予定を確認するときも、他の人が予定を調整するときにも、判断がしやすくなります。

 単に自分のスケジュール管理だけで使うなんてもったいない!

 ちょっとした使い方を知っているだけで、ラクして時短できます。

 Google カレンダー の使い方のコツは、まだまだあります。

 Google アプリでラクする方法を知りたい方、実践したい方は、拙著『Google式10Xリモート仕事術――あなたはまだホントのGoogleを知らない』で、まずはその方法を知ってください。

 きっと、あなたの探しているラクを見つけられるはずです。